Tự học PM Fast - Phân hệ kế toán tổng hợp

LỚP HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Phân hệ kế toán tổng hợp

1.       Giới thiệu chung

Các chức năng chính của phân hệ kế toán tổng hợp

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình.

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp

Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp

Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp

1.       Cập nhật số liệu

2.       Sổ sách nhật ký chung

3.       Sổ sách chứng từ ghi sổ

4.       Sổ sách nhật ký chứng từ

5.       Sổ kế toán chi tiết theo quyết định 15 và quyết định 48

6.       Báo cáo tài chính theo QĐ 15  hoặc  theo QĐ 48

7.       Lọc tìm và tra cứu số liệu

8.       Danh mục từ điển

9.       In các danh mục từ điển.

Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp

Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp

1.       Cập nhật số liệu

2.       Sổ sách nhật ký chung

3.       Sổ sách chứng từ ghi sổ

4.       Sổ sách nhật ký chứng từ

5.       Sổ kế toán chi tiết theo quyết định 15 và quyết định 48

6.       Báo cáo tài chính theo QĐ 15  hoặc  theo QĐ 48

7.       Lọc tìm và tra cứu số liệu

8.       Danh mục từ điển

In các danh mục từ điển.

 

2.      Khai báo các danh mục từ điển

Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ kế toán tổng hợp

-          Danh mục tài khoản

Danh mục phân loại các tài khoản

2.1. Danh mục tài khoản

2.1.1.Phương án tổ chức danh mục tài khoản trong Fast Accounting

Trong phần này sẽ trình bày về phương án xây dựng danh mục tài khoản và các thông tin liên quan đến danh mục tài khoản cần phải chuẩn bị để khai báo khi cập nhật danh mục tài khoản.

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn có. Ngoài ra Fast Accounting cũng cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản khác với hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định.

Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố:

-           Thứ nhất, nó phụ thuộc vào các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.

-           Thứ hai, nó phụ thuộc vào phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng.

Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.

Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo (các báo cáo nhanh hàng ngày, các báo cáo định kỳ và các câu hỏi bất chợt mà các "Sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết là nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể lên được các báo cáo theo yêu cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.

Trong Fast Accounting khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

-           Đối với các tài khoản cần phải theo dõi số dư ngoại tệ (các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản công nợ…) thì phải mở các tiểu khoản tương ứng với từng loại ngoại tệ.

-           Các tài khoản mở tại các ngân hàng (tk 112) được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng. Đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Loại tiền -> Ngân hàng -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Ngân hàng --> Loại tiền -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng.

-           Đối với tài khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn (tk 121) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau:

-        121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

-        1211 - Cổ phiếu

-        12111 - Cổ phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)

-        12112 - Cổ phiếu (mua bán vì mục đích nắm giữ đầu tư)

-        12113 - Cổ phiếu (tương đương tiền)

-        1212 - Trái phiếu

-        12121 - Trái phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)

-        12122 - Trái phiếu (mua bán vì mục đích nắm giữ đầu tư)

-        12123 - Trái phiếu (tương đương tiền)

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ  lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

-           Đối với tài khoản đầu tư ngắn hạn khác (tk 128) có thể phải chia thành hai tiểu khoản 1281 - Cho vay và 1282 - Đầu tư ngắn hạn khác.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ  lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

-           Đối với tài khoản phải thu của khách hàng (tk 131) theo chuẩn mực kế toán mới thì có thể phải chia thành các tiểu khoản sau:

-        1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD

-       1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (VNĐ)

-       1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (USD)

…

-        1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư

-       1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư (VNĐ)

-       1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư (USD)

…

-        1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính

-       1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính (VNĐ)

-       1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính (USD)

…

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra để chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và hạch toán chênh lệch tỷ giá  trong các giao dịch phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cần phải mở thêm các tiểu khoản tiền VNĐ và tiền ngoại tệ tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động (Lưu ý: nếu có phát sinh liên quan đến nhiều loại ngoại tệ khác nhau thì mỗi loại ngoại tệ sẽ mở một tiểu khoản riêng để theo dõi).

-           Đối với tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (tk 133) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau:

-        133 - Thuế GTGT được khấu trừ

-        1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

-        13311 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ nội địa

-        13312 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ nhập khẩu

-        13313 - Thuế GTGT trả lại nhà cung cấp, giảm giá hàng mua

-        13314 - Thuế GTGT được hoàn lại

-        133141 - Thuế GTGT đề nghị được hoàn

-        133142 - Thuế GTGT thực tế được hoàn

-        1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

Lưu ý: Tiểu khoản 13313 và 13314 được mở thêm để có thể lên được báo cáo kết quả kinh doanh phần 3 - thuế GTGT và sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại. 

-           Đối với tài khoản chi phí trả trước (tk 1421) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 14211 -Chi phí lãi vay trả trước và tk 14212 - Chi phí trả trước khác.

Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp.

-           Đối với tài khoản chi phí chờ kết chuyển (tk 1422) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản 14221 - Chi phí bán hàng chờ kết chuyển và 14222 - Chi phí quản lý chờ kết chuyển.

Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo kết quả kinh doanh phần 1- Lãi, lỗ.

-           Đối với tài khoản nguyên liệu, vật liệu (tk 152) có thể thêm các tiểu khoản theo phân nhóm các loại nguyên vật liệu theo tính chất sử dụng, ví dụ: Nguyên liệu chính (tk 1521), vật liệu phụ (tk 1522), nhiên liệu (tk 1523)...

-           Đối với tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154) thì có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và các nhóm sản phẩm hoặc sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> Phân xưởng sản xuất -> Nhóm sản phẩm/sản phẩm. Trong trường hợp số lượng loại sản phẩm nhiều thì nên sử dụng danh mục sản phẩm để theo dõi và tính giá thành cho từng sản phẩm. chương trình cũng cho phép phân tích chi phí theo các yếu tố như NVL, nhân công, chi phí chung,… thông qua danh mục yếu tố chi phí. Đối với các công ty xây dựng mà đối tượng tính giá thành là các dự án, công trình, hạn mục công trình thì nên sử dụng danh mục phân nhóm vụ việc, danh mục vụ việc để theo dõi và tính giá thành. Trong trường hợp không chỉ tập hợp và tính giá thành theo vụ việc mà còn có nhu cầu phân tích chi phí theo các yếu tố sản xuất thì có thể mở các tiểu khoản tương ứng với từng yếu tố trên tài khoản chi phí sản xuất dở dang.

-           Đối với tài khoản hàng hóa (tk 156) không nên tách ra thành 2 tiểu khoản 1561 – giá mua và 1562 – chi phí mua hàng, mà gộp chung là tài khoản 156. Việc tách riêng thành 2 tiểu khoản 1561 và 1562 phải được sự tư vấn cẩn thận của nhân viên tư vấn sử dụng chương trình do có những đặc thù trong việc tính giá, kết chuyển giá vốn hàng bán…

-           Đối với tài khoản hao mòn TSCĐ hữu hình (tk 2141) có thể phải chia thành các tiểu khoản:

-        21412 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc

-        21413 – Hao mòn máy móc, thiết bị

-        21414 – Hao mòn phương tiện vận tải, truyền dẫn

-        21415 – Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản lý

-        21416 – Hao mòn cây trồng, vật nuôi

-        21418 – Hao mòn TSCĐ hữu hình khác

Tương tự đối với tài khoản hao mòn TSCĐ vô hình (tk 2143):

-        21431 – Hao mòn quyền sử dụng đất

-        21432 – Hao mòn quyền phát hành

-        21433 – Hao mòn bản quyền, bằng sáng chế

-        21434 – Hao mòn nhãn hiệu hàng hóa

-        21435 – Hao mòn phần mềm máy tính

-        21436 – Hao mòn giấy phép và giấy phép nhượng quyền

-        21438 – Hao mòn TSCĐ vô hình khác

Lưu ý: Việc chia nhỏ thành các tiểu khoản trên để phục vụ lên báo cáo thuyết minh tài chính

-           Đối với tài khoản đầu tư chứng khoán dài hạn (tk 221) có thể phải chia thành 02 tiểu khoản là 2211 - Cổ phiếu và 2212 - Trái phiếu.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ  lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

-           Đối với tài khoản đầu tư dài hạn khác (tk 228) có thể phải chia thành 03 tiểu khoản là 2281- Cho vay, 2282 - Đầu tư bất động sản và 2283 - Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ  lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

-           Đối với tài khoản 242 - Chi phí trả trước dài hạn có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 2421 - Chi phí lãi vay trả trước dài hạn và tk 2422 - Chi phí trả trước dài hạn khác.

Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp.

-           Đối với các tài khoản tiền vay (tk 311, 341) phải chia thành 02 tiểu khoản là "Vay ngân hàng" và "Vay các đối tượng khác". Đối với Tiểu khoản "Vay ngân hàng" thì lại chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với Tiểu khoản "Vay các đối tượng khác" thì từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng công nợ phải trả và trong chương trình được theo dõi bằng trường "nhà cung cấp". Liên quan đến từng khế ước vay thì sử dụng danh mục khế ước vay để theo dõi.

-           Đối với các tài khoản nợ dài hạn đến hạn trả (tk 315) và nợ dài hạn (tk 342) có thể phải chia thành 02 tiểu khoản là “Nợ vay” và “Nợ thuê tài chính”.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ  lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

-           Đối với tài khoản phải trả cho người bán (tk 331) theo chuẩn mực kế toán mới thì có thể phải chia thành các tiểu khoản sau:

-        3311- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD

-       33111- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD (VNĐ)

-       33111- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD (USD)

…

-        3312 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư

-       33121 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư (VNĐ)

-       33121 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư (USD)

…

-        3313 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính

-       33131 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính (VNĐ)

-       33132 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính (USD)

…

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ  lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ và để chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái trong các phát sinh liên quan đến ngoại tệ trong kỳ.

Đối với các tài khoản công nợ khác (ngoại trừ 131,331) thì cũng phải chia theo lĩnh vực hoạt động như trên. Ngoài ra, nếu có phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cũng cần phải mở thêm các tiểu khoản chi tiết để theo dõi cho từng loại ngoại tệ tương ứng.

-           Đối với tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (tk 3331) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau:

-        3331 - Thuế GTGT phải nộp

-        33311 - Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ bán ra

-        33312 - Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu

-        33313 - Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

-        33314 - Thuế GTGT đầu ra được giảm.

Lưu ý: Việc mở thêm tiểu khoản 33313 và 33314 để có thể được báo cáo kết quả kinh doanh phần 2 -Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước,phần 3 -Tthuế GTGT và sổ theo dõi thuế GTGT được miễn giảm.

-           Đối với tài khoản thuế xuất, nhập khẩu (tk 3333) phải chia nhỏ thành 2 tiểu khoản - tk 33331 - thuế xuất khẩu và tk 33332 - thuế nhập khẩu.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh doanh phần 1 - lãi, lỗ.

-           Đối với tài khoản thuế nhà đất, tiền thuê đất (tk 3337) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 33371 - thuế nhà đất và 33372 - tiền thuê đất.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh doanh phần 2 - tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.

-           Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC thì tài khoản các loại thuế khác (tk 3338) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 33381 - thuế môn bài và tk 33382 - các loại thuế khác để có thể lên được báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.

-           Đối với tài khoản phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác (tk 3339) có thể phải chia thành 3 tiểu khoản: tk 33391 - Các khoản phụ thu, tk 33392 - Các khoản phí, lệ phí và tk 33393 - Các khoản phải nộp khác.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh doanh phần 2 - tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.

-           Đối với tài khoản chi phí phải trả (tk 335) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 3351 - Chi phí lãi vay phải trả và tk 3352 - Chi phí phải trả khác.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản trên để có thể lên báo cáo lưu chuyển tiền tê.

-           Đối với tài khoản quỹ đầu tư phát triển (tk 414) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 4141 - Quỹ đầu tư phát triển và tk 4142 - Quỹ nghiên cứu phát triển và đào tạo

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản trên để có thể lên báo cáo thuyết minh tài chính.

-           Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC thì tài khoản lợi nhuận chưa phân phối (tk 421) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 4211 - lợi nhuận chưa phân phối từ hoạt động kinh doanh và tk 4212 - lợi nhuận chưa phân phối từ hoạt động khác để có thể lên được báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

-           Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng (tk 511, 632) có thể mở các tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh doanh và các bộ phận kinh doanh khác nhau. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.

-           Trường hợp doanh nghiệp có phát sinh doanh thu từ hoạt động chuyển quyền sử  dụng đất, chuyển quyền thuê đất thì có thể phải mở thêm một tiểu khoản 5115 – Doanh thu chuyển quyền sử dụng đất, chuyển quyền thuê đất.

-           Trong trường hợp doanh nghiệp có xuất khẩu hàng hóa thì tài khoản doanh thu hàng hóa (tk 5111, tk 5112, tk 5113, tk 5114) có thể phải chia nhỏ thành các tiểu khoản: doanh thu nội địa (tk 51111, 51121, 51131, 51141 và doanh thu xuất khẩu (tk 51112, 51122, 51132, 51142).

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

-           Đối với tài khoản doanh thu hoạt động tài chính (tk 515) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau:

-        5151 - Bán bất động sản đầu tư

-        5152 - Lãi tiền gởi, tiền cho vay

-        5153 - Chênh lệch lãi tỷ giá phát sinh trong kỳ

-        5154 - Cổ tức và lợi nhuận được chia

-        5155 - Lãi do bán các loại chứng khoán

-        5156 - Lãi bán ngoại tệ

-        5157 - Lãi bán hàng trả chậm

-        5158 - Chiết khấu thanh toán được hưởng

-        5159 – Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên  báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.

-           Đối với tài khoản chi phí nguyên vật liệu (tk 621) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng hoặc nhóm sản phẩm/sản phẩm.

-           Đối với tài khoản chi phí nhân công (tk 622) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng hoặc nhóm sản phẩm/sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp có thuê ngoài gia công thì tk 622 trước tiên có thể chia thành các tiểu khoản chi phí nhân công nội bộ và chi phí nhân công thuê ngoài gia công, sau đó mở tiếp các tiểu khoản theo phân xưởng hoặc nhóm sản  phẩm/sản phẩm

-           Đối với tài khoản chi phí sản xuất chung (tk 627_) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng.

-           Đối với tài khoản chi phí tài chính (tk 635) phải chia thành các tài khoản sau để có thể lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp:

-        6351 - Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ

-        6352 - Chi phí lãi vay

-        6353 - Giá vốn và chi phí liên quan đến bán bất động sản

-        6354 - Chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại

-        6355 - Lỗ do bán các loại chứng khoán

-        6356 - Chi phí tài chính khác

-           Đối với các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (tk 641, 642) có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các bộ phận kinh doanh, loại hình kinh doanh và khoản mục phí. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận sử dụng chi phí -> Khoản mục phí. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Bộ phận sử dụng chi phí -> Loại hình kinh doanh -> Khoản mục phí.

-           Đối với tài khoản thu nhập khác (tk 711) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau để có thể lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

-        7111 - Thu nhập từ việc được thưởng, bồi thường

-        7112 - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

-       7113 - Thu nhập khác

-           Đối với tài khoản chi phí khác (tk 811) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau để có thể lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

-       8111 - Chi phí bồi thường, bị phạt

-       8112 - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ

-       8113 - Chi phí khác

Lưu ý chung:

-       Ta sẽ mở các tiểu khoản cho các đối tượng mà danh sách các đối tượng này ít thay đổi theo thời gian. Ví dụ: danh mục mã các khoản mục phí, danh mục các ngành hàng kinh doanh, danh mục các bộ phận hạch toán, các tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền vay...

-       Đối với đối tượng mà danh sách các đối tượng này hay thay đổi theo thời gian thì không nên mở các tiểu khoản để theo dõi. Đối với các đối tượng này nên sử dụng các danh mục khác để theo dõi, ví dụ: danh mục vụ việc, danh mục sản phẩm, danh mục từ điển tự do...

2.1.2.Cách thức khai báo danh mục tài khoản trong Fast Accounting

Để phục vụ nhu cầu quản trị ngày càng cao danh mục tài khoản được mở rất chi tiết. Thông thường có nhiều tài khoản khác nhau nhưng lại có cùng các tiểu khoản, tiết khoản chi tiết giống nhau.

Để tiện cho việc khai báo và tiết kiệm thời gian khai báo cũng như tiện lợi cho việc tra cứu, trong Fast Accounting các tiểu khoản được khai báo riêng trong một danh mục. Ngoài ra, để chỉ rõ các tiểu khoản nào thì gắn với tài khoản nào sẽ có một danh mục nhóm tiểu khoản dùng để liên kết danh mục tài khoản và danh mục các tiểu khoản. Khi khai báo các tiểu khoản ta phải phân chúng vào nhóm tiểu khoản nào và khi khai báo các tài khoản nếu có các tiểu khoản thì ta phải khai báo tài khoản này có các tiểu khoản thuộc nhóm nào.

Như vậy ta sẽ có 2 danh mục tài khoản: danh mục tài khoản chính và danh mục tiểu khoản. Hai danh mục này liên kết với nhau thông qua danh mục nhóm các tiểu khoản. Thực tế ta sẽ có một danh mục tài khoản dài gồm danh mục tài khoản chính và danh mục tiểu khoản liên kết với nhau. Tất nhiên các tài khoản chính chỉ liên kết với các tiểu khoản nếu như chúng có cùng chung mã nhóm tiểu khoản.

Khi nhập số liệu thì ta nhập cả tài khoản chính và tiểu khoản. Để phân biệt tài khoản chính và tiểu khoản ta dùng dấu chấm (".") làm dấu phân cách. Trong dữ liệu lưu số hiệu tài khoản cũng được lưu như vậy ở trên 1 trường: tài khoản chính + dấu phân cách + tiểu khoản. Nếu tài khoản chỉ gồm có tài khoản chính mà không có tiểu khoản thì chỉ cần nhập tài khoản chính và không nhập dấu phân cách và tiểu khoản. Tên tài khoản sẽ bằng tên của tài khoản chính cộng với tên của tiểu khoản.

Lưu ý là việc tách ra thành 2 danh mục các tài khoản chính và danh mục các tiểu khoản chỉ nên áp dụng cho trường hợp có rất nhiều tiểu khoản. Nếu như số lượng tiểu khoản không quá nhiều thì ta chỉ việc khai chúng luôn trong danh mục các tiểu khoản chính là đủ.

2.1.3.        Các thông tin về tài khoản

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm

.       Số  tài khoản: số hiệu tài khoản theo quy định trong danh mục tài khoản

2.       Tên tài khoản

3.       Tên ngắn (tên rút gọn dùng để lên 1 số báo cáo)

4.       Tên 2 : tên tiếng anh

5.       Tên ngắn 2

6.       Mã ngoại tệ (loại tiền)

7.       Tài khoản mẹ

   Khai báo khi tài khoản thêm mới đó là tài khoản con

8.       Tài khoản theo dõi công nợ

Khai báo có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả.

Các tài khoản được khai báo là công nợ phải thuộc danh sách các tài khoản công nợ được khai báo phần khai báo các tham số tùy chọn ở phân hệ hệ thống.

9.       Tài khoản sổ cái

Khai báo tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái.

Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.

10.   Loại tài khoản

Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản.

11.   Phân xưởng

Do người sử dụng khai báo khi tài khoản có thực hiện cho việc tính giá thành, số liệu báo cáo

12.    Bộ phận hạch toán

13.    Mã phí

Trường này khai báo danh mục mã phí cho các tài khoản chi phí. Do các chức năng xử lý của chương trinh không cho khai báo mã phí khi lưu vào sổ cái như Bút toán chênh lệch tỷ giá, Bút toán phân bổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ

14.    Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản

Nếu tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản.

Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong các phương pháp sau:

0. Không tính chênh lệch: chương trình sẽ không tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá.

1. Trung bình tháng

2. Đích danh (người sử dụng tự gõ tỷ giá ghi sổ)

3. Nhập trước xuất trước

4. Trung bình di động (ngày)

5. Tỷ giá giao dịch: tỷ giá ghi sổ sẽ được chương trình tự động gán bằng tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này sẽ không có chênh lệch tỷ giá.

                                                              I.      Danh mục phân loại các tài khoản

Loại tài khoản gắn liền trong khai báo danh mục tài khoản. Danh mục phân loại các tài khoản chương trình đã khai báo sẵn cho người sử dụng

Các tài khoản được phân thành các loại khác nhau theo tính chất của các tài khoản và để phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán

Tài khoản tài sản và nợ phải thu (đầu 1, 2)

Tài khoản nợ phải trả và nguồn vốn (đầu 3, 4)

Tài khoản danh thu (đầu 5, 7)

Tài khoản chi phí (đầu 6, 8)

Tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh

Tài khoản ngoại bảng

Tài khoản nội bộ

+ Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm

2.1.      Vào số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản

Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản.

Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”.

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

-          Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.

-          Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.

-          Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở phân hệ kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả.Số dư của các đối tượng công nợ sẽ được vào thong qua các menu : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ; Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ.

-          Đối với các tài khoản hàng tồn kho người sử dụng phải nhập, chương trình không tự động chuyển từ số dư chi tiết của từng vật tư.

Ở menu này chương trình cho tính tổng số dư tất cả các tài khoản cùng đầu tài khoản

2.2.1.        Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau

Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công nợ sang năm tiếp theo.

Kết chuyển số dư của các tài khoản và công nợ sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.

Lưu ý là trong chức năng này chỉ thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và số dư công nợ. Số dư của các đối tượng quản lý khác như số tồn kho, số dư vụ việc… phải thực hiện kết chuyển ở các phân hệ quản lý tương ứng.

Nếu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng đến số dư thì phải thực hiện kết chuyển lại.

2.2.2.Cập nhật chứng từ đầu vào

Các chức năng chính của menu cập nhật số liệu

Menu "Cập nhật số liệu" trong phân hệ kế toán tổng hợp gồm có các menu con sau:

1.       Phiếu kế toán

2.       Bút toán phân bổ tự động

3.       Khai báo các bút toán phân bổ tự động

4.       Bút toán kết chuyển tự động

5.       Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

6.       Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

7.       Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

8.       Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản

9.       Chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau.

2.2.4.Cập nhật phiếu kế toán

Các thông tin của phiếu kế toán

Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán.

Phiếu kế toán có các thông tin sau

Phần thông tin chung về chứng từ:

-        Số chứng từ

-        Ngày ht (hạch toán)

-        Ngày lập ctừ

-        Diễn giải chung: diễn giải này chỉ dùng để in chứng từ.

-        Loại ngoại tệ

-        Tỷ giá: nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1.

Phần chi tiết hạch toán:

-        Stt: số thứ tự của từng dòng dùng để  sắp xếp các dòng theo ý muốn

     Có khai báo tùy chọn sử dụng hay không sử dụng ở khai báo màn hình cập nhật chứng từ

-        Tk: số hiệu tài khoản

-        Tên tài khoản

-        Mã khách: Trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách.

-        Tên khách hàng

-        Ps nợ xxx: phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Ps có xxx: phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải: chi tiết cho từng hạch toán.

-        Ps nợ yyy: phát sinh nợ theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi.

-        Ps có yyy: phát sinh có theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi.

-        Các trường tự do: các trường phục vụ quản trị nội bộ như mã vụ việc, mã sản phẩm…

-        Nhóm định khoản.

Nhóm định khoản được sử dụng trong trường hợp cập nhật các chứng từ với định khoản nhiều nợ nhiều có.

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3...

Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản (để trắng).

Phần chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế  GTGT đầu vào:

-        Mẫu bc (báo cáo): mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế.

-        Mã tính chất: theo danh mục tính chất thuế . Chương trình khai báo mặc định trong menu hệ thống/ khai báo tham số tự chọn

-        Số c.từ : số của hóa đơn của nhà cung cấp.

-        Số seri : số seri của hóa đơn của nhà cung cấp.

-        Mã khách (nhà cung cấp)

-        Tên khách (nhà cung cấp)

-        Địa chỉ

-        Mã số thuế

-        Mã kho

-        Mã vv (vụ việc)

-        Hàng hoá, dịch vụ

-        Tiền hàng xxx: tiền hàng theo đồng tiền giao dịch

-        Tiền hàng yyy: tiền hàng theo đồng tiền hạch toán. Trường này sẽ bị ẩn nếu đồng tiền giao dịch trung với đồng tiền hạch toán.

-        Mã thuế (suất): mã thuế suất đầu vào, lấy từ danh mục thuế suất đầu vào.

-        % (Thuế suất)

-        (Tiền) thuế xxx: tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

-        (Tiền) thuế yyy: tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Trường này sẽ bị ẩn nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán.

-        Tk thuế

-        Cục thuế

-        Tk đối ứng

-        Ghi chú

-        Các trường tự do.

Lưu ý:

1.       Số tiền thuế trong bảng kê thuế theo tài khoản thuế phải bằng số tiền thuế được hạch toán trong chứng từ tương ứng theo tài khoản thuế thì chương trình mới cho phép lưu chứng từ.

2.       Hạch toán tài khoản trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào chỉ phục vụ lọc tìm số liệu liên quan đến bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu vào chứ không ảnh hưởng đến sổ cái. Phần hạch toán tài khoản thuế sổ cái phải hạch toán ở phần chi tiết hạch toán của chứng từ.

Phần thông tin tổng hợp:

-        Tổng phát sinh nợ

-        Tổng phát sinh có

-        Trạng thái của chứng từ: Chưa ghi sổ cái, hoặc ghi vào sổ cái

-        Xử lý khi cập nhật chứng từ: Chưa ghi sổ cái hoặc ghi vào sổ cái

2.2.5          Tạo các bút toán phân bổ tự động

+ Về các bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:

1.       Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.

2.       Phân bổ tài khoản chi chí sản xuất chung (tk 627) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154).

3.       Phân bổ tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý (tk 641, 642) vào tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh (tk 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh chia nhỏ ra thành các tiểu khoản là các loại hình kinh doanh khác nhau, còn các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thì hạch toán chung không phân biệt loại hình kinh doanh).

4.       Và một số trường hợp phân bổ khác

Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.

+Khai báo các bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Phần thông tin chi tiết:

+ Tính hệ số phân bổ tự động

Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình.

Trong trường hợp được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó hoặc nhiều (không nhiều hơn 3) cặp tk cộng lại. Trong trường hợp hệ số được tính theo đặc thù thì phải sửa chương trình tính hệ số theo yêu cầu của từng khách hàng cụ thể.

+ Tạo bút toán phân bổ tự động

Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:

Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa đổi và in các bút toán phân bổ.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

2.2.6.        Tạo các bút toán kết chuyển tự động

+ Về các bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

1.       Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh

2.       Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh

3.       Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh

4.       Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh

5.       Kết chuyển khác…

Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911).

Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển.

Khi tạo bút toán kết chuyển Fast Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau:

1.       Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.

2.       Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.

3.       Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

+ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

+ Tạo bút toán kết chuyển tự động

Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

Bút toán kết chuyển tự động được kết chuyển chọn theo từng kỳ.

Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra.

2.2.6.        Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

+ Về bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Cuối kỳ ta phải thực hiện đánh giá lại tiền ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ.

Đối với các tài khoản là công nợ thì chương trình sẽ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng khách hàng/đối tượng công nợ.

Đối với việc theo dõi thanh toán chi tiết cho các hoá đơn ngoại tệ thì chương trình cũng tự động tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng hoá đơn. Tuy nhiên việc này được thực hiện bên phân hệ kế toán mua hàng/bán hàng. Lưu ý là trong trường hợp này phải thực hiện chạy cả hai chức năng: tính chênh lệch tỷ giá cho tk và đối tượng công nợ ở phân hệ kế toán tổng hợp (chênh lệch tỷ giá sẽ chuyển vào sổ cái) và tính chênh lệch tỷ giá cho từng hóa đơn ở phân hệ kế toán mua/bán hàng (chênh lệch tỷ giá ở đây chỉ để theo dõi việc thanh toán cho hóa đơn chứ không chuyển vào sổ cái).

+Khai báo thông tin về bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Thông tin về bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ gồm có:

-          Stt thực hiện bút toán

-          Tên bút toán

-          Tài khoản

-          Mã ngoại tệ

-          Tài khoản chênh lệch tỷ giá.

 

+ Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Khi tạo bút toán chênh lệch tỷ giá ta phải nhập kỳ hạch toán và tỷ giá cuối kỳ.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

Lưu ý là mỗi lần tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ ta chỉ có thể chọn được các bút toán có cùng một mã ngoại tệ.

Ta có thể xóa hoặc in các bút toán đã tạo chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho 1 tài khoản.

2.2.      Báo cáo

2.3.1. Sổ sách theo hình thức nhật ký chung

+ Các báo cáo theo hình thức nhật ký chung

Chương trình cung cấp các mẫu sổ sách sau theo hình thức nhật ký chung:

1.       Sổ nhật ký chung

2.       Sổ nhật ký thu tiền

3.       Sổ nhật ký chi tiền

4.       Sổ nhật ký bán hàng

5.       Sổ nhật ký mua hàng

6.       Sổ cái của một tài khoản

7.       Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

8.       Sổ chi tiết tài khoản

9.       Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

10.   Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)

11.   Bảng cân đối phát sinh các tài khoản

12.   Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản

Ngoài ra, để cho tiện lợi chương trình còn cung cấp thêm các báo cáo theo quyết định 15 và quyết định 48 sau:

13.   Sổ nhật ký thu tiền

14.   Sổ nhật ký chi tiền

15.   Sổ nhật ký mua hàng

16.   Sổ nhật ký bán hàng

+ Một số lưu ý khi lên các báo cáo sổ sách theo hình thức nhật ký chung

Đối với nhật ký chung chương trình cho phép in toàn bộ các phát sinh hoặc chỉ in các phát sinh chưa in trong các nhật ký chuyên dùng.

Đối với các nhật ký chuyên dùng chương trình cho phép khai báo các tài khoản để lọc vào nhật ký chuyên dùng.

Sau khi số liệu được đưa ra màn hình để xem ta có thể lọc số liệu theo từng loại chứng từ hoặc cho từng loại ngoại tệ (sử dụng phím F10).

2.3.2.        Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ

+ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Đối với hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) thì một việc rất quan trọng đó là đăng ký chứng từ ghi sổ.

Việc đăng ký CTGS hiện nay rất là đa dạng ở các doanh nghiệp và việc đăng kỳ CTGS tự động trong chương trình là một bài toán không đơn giản.

Chương trình đưa ra một quy trình đăng ký CTGS tương đối mềm dẻo, linh hoạt, tuy nhiên lại có thể là phức tạp đối với một số doanh nghiệp mà việc đăng ký CTGS là tương đối đơn giản. Trong trường hợp này người sử dụng có thể liên hệ với FAST để chỉnh sửa chương trình cho phù hợp và đơn giản.

Một số điểm lưu ý khi đăng ký CTGS như sau:

-          Trong chương trình việc đăng ký CTGS được dựa vào phát sinh ghi có hoặc ghi nợ của một tài khoản. Do một phát sinh đều ứng với một cặp định khoản nợ/có nên chương trình cho phép tự động loại bỏ các phát sinh đã được đăng ký trước. Ví dụ, nếu đã đăng ký CTGS cho các ps có của 111 thì khi đăng ký CTGS cho các ps nợ của Tk 112 thì nếu có cặp định khoản nợ 112/có 111 thì chương trình không đăng ký ps này cho CTGS của ps nợ tk 112.

-          Chương trình cho phép lọc các phát sinh chưa được đăng ký CTGS ra để người sử dụng biết và đưa ra phương án đăng ký tiếp CTGS cho các ps này.

-          Chương trình hỗ trợ tự động tạo số CTGS theo tháng và năm và số thứ tự đăng ký CTGS.

-          Cho phép đăng ký chứng từ trong khoản thời gian từ ngày … đến ngày…..

-          Cho phép đăng ký những chứng từ ghi nợ, ghi có hoặc cả ghi nợ và ghi có của 1 hay nhiều tài khoản (cho phép bỏ trống tài khoản khi đăng ký).

-          Cho phép lọc theo tất cả những chứng từ thoả điều kiện đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc chỉ những chứng từ đã đánh số hoặc những chứng từ chưa đánh số. Nếu khai báo chức năng lọc tất cả chứng từ thì nên khai báo thứ tự ưu tiên cho những chứng từ ghi sổ cùng thoả 1 phần điều kiện lọc.

-          Thêm tài khoản đối ứng, bộ phận hạch toán, vụ việc khi đăng ký chứng từ ghi sổ

Các thông tin cần khai báo để đăng ký CTGS như sau:

-          Từ ngày … đến ngày: phát sinh được hạch toán từ ngày nào đến ngày nào

-          Loại : cho phép chọn hay không chọn một chứng từ gốc tạo một chứng từ ghi sổ

-          Stt: thứ tự thực hiện khi đăng ký CTGS. Dựa theo stt này chương trình sẽ thực hiện đăng ký CTGS nào trước, CTGS nào sau.

-          Số CTGS

-          Ngày CTGS: chương trình sẽ tự động gán ngày cuối cùng của các phát sinh làm ngày đăng ký CTGS.

-          Mã chứng từ: chọn đăng ký CTGS theo từng toại chứng từ hoặc được chọn hết tất cả chứng từ.

-          Diễn giải: nội dung của CTGS. Ví dụ: Chi tiền mặt, Bán hàng…

-          Tài khoản: chọn tài khoản đăng ký CTGS

-          Ghi nợ/có: được chọn ghi nợ, hoặc ghi có, hoặc cả ghi nợ và ghi có.

Mã đơn vị cơ sở: đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng mã đơn vị cơ sở đã chọn

1.       Sổ nhật ký chung

2.       Sổ nhật ký thu tiền

3.       Sổ nhật ký chi tiền

4.       Sổ nhật ký bán hàng

5.       Sổ nhật ký mua hàng

6.       Sổ cái của một tài khoản

7.       Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

8.       Sổ chi tiết tài khoản

9.       Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

10.   Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)

11.   Bảng cân đối phát sinh các tài khoản

12.   Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản

Ngoài ra, để cho tiện lợi chương trình còn cung cấp thêm các báo cáo theo quyết định 15 và quyết định 48 sau:

13.   Sổ nhật ký thu tiền

14.   Sổ nhật ký chi tiền

15.   Sổ nhật ký mua hàng

16.   Sổ nhật ký bán hàng

+ Một số lưu ý khi lên các báo cáo sổ sách theo hình thức nhật ký chung

Đối với nhật ký chung chương trình cho phép in toàn bộ các phát sinh hoặc chỉ in các phát sinh chưa in trong các nhật ký chuyên dùng.

Đối với các nhật ký chuyên dùng chương trình cho phép khai báo các tài khoản để lọc vào nhật ký chuyên dùng.

Sau khi số liệu được đưa ra màn hình để xem ta có thể lọc số liệu theo từng loại chứng từ hoặc cho từng loại ngoại tệ (sử dụng phím F10).

2.3.2.        Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ

+ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Đối với hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) thì một việc rất quan trọng đó là đăng ký chứng từ ghi sổ.

Việc đăng ký CTGS hiện nay rất là đa dạng ở các doanh nghiệp và việc đăng kỳ CTGS tự động trong chương trình là một bài toán không đơn giản.

Chương trình đưa ra một quy trình đăng ký CTGS tương đối mềm dẻo, linh hoạt, tuy nhiên lại có thể là phức tạp đối với một số doanh nghiệp mà việc đăng ký CTGS là tương đối đơn giản. Trong trường hợp này người sử dụng có thể liên hệ với FAST để chỉnh sửa chương trình cho phù hợp và đơn giản.

Một số điểm lưu ý khi đăng ký CTGS như sau:

-          Trong chương trình việc đăng ký CTGS được dựa vào phát sinh ghi có hoặc ghi nợ của một tài khoản. Do một phát sinh đều ứng với một cặp định khoản nợ/có nên chương trình cho phép tự động loại bỏ các phát sinh đã được đăng ký trước. Ví dụ, nếu đã đăng ký CTGS cho các ps có của 111 thì khi đăng ký CTGS cho các ps nợ của Tk 112 thì nếu có cặp định khoản nợ 112/có 111 thì chương trình không đăng ký ps này cho CTGS của ps nợ tk 112.

-          Chương trình cho phép lọc các phát sinh chưa được đăng ký CTGS ra để người sử dụng biết và đưa ra phương án đăng ký tiếp CTGS cho các ps này.

-          Chương trình hỗ trợ tự động tạo số CTGS theo tháng và năm và số thứ tự đăng ký CTGS.

-          Cho phép đăng ký chứng từ trong khoản thời gian từ ngày … đến ngày…..

-          Cho phép đăng ký những chứng từ ghi nợ, ghi có hoặc cả ghi nợ và ghi có của 1 hay nhiều tài khoản (cho phép bỏ trống tài khoản khi đăng ký).

-          Cho phép lọc theo tất cả những chứng từ thoả điều kiện đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc chỉ những chứng từ đã đánh số hoặc những chứng từ chưa đánh số. Nếu khai báo chức năng lọc tất cả chứng từ thì nên khai báo thứ tự ưu tiên cho những chứng từ ghi sổ cùng thoả 1 phần điều kiện lọc.

-          Thêm tài khoản đối ứng, bộ phận hạch toán, vụ việc khi đăng ký chứng từ ghi sổ

Các thông tin cần khai báo để đăng ký CTGS như sau:

-          Từ ngày … đến ngày: phát sinh được hạch toán từ ngày nào đến ngày nào

-          Loại : cho phép chọn hay không chọn một chứng từ gốc tạo một chứng từ ghi sổ

-          Stt: thứ tự thực hiện khi đăng ký CTGS. Dựa theo stt này chương trình sẽ thực hiện đăng ký CTGS nào trước, CTGS nào sau.

-          Số CTGS

-          Ngày CTGS: chương trình sẽ tự động gán ngày cuối cùng của các phát sinh làm ngày đăng ký CTGS.

-          Mã chứng từ: chọn đăng ký CTGS theo từng toại chứng từ hoặc được chọn hết tất cả chứng từ.

-          Diễn giải: nội dung của CTGS. Ví dụ: Chi tiền mặt, Bán hàng…

-          Tài khoản: chọn tài khoản đăng ký CTGS

-          Ghi nợ/có: được chọn ghi nợ, hoặc ghi có, hoặc cả ghi nợ và ghi có.

Mã đơn vị cơ sở: đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng mã đơn vị cơ sở đã chọn

+ Các báo cáo theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chương trình cung cấp các mẫu sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ:

1.       Đăng ký sổ chứng từ ghi sổ

2.       Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

3.       Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết

4.       Bảng kê chứng từ của một tài khoản kiêm chứng từ ghi sổ

5.       Chứng từ ghi sổ

6.       Sổ cái của một tài khoản

7.       Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

8.       Sổ chi tiết của một tài khoản.

Ngoài ra, để cho tiện lợi, ngay trong phần này chương trình còn cung cấp thêm các báo cáo sau:

9.       Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

10.   Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)

11.   Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

12.   Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản

13.   Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.

2.3.2.        Sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ

Chương trình cung cấp các mẫu sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ

1.       Nhật ký chứng từ số 1 – 10

2.       Bảng kê số 1 - 11

3.       Các bảng phân bổ chi phí

4.       Sổ cái của một tài khoản

5.       Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

6.       Sổ chi tiết tài khoản

7.       Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

8.       Sổ tổng hợp chữ T lên cho tất cả các tài khoản

9.       Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

10.   Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản

11.   Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.

2.3.2.        Sổ kế toán chi tiết

Chương trình cung cấp các mẫu sổ sách dùng chung cho các hình thức sau:

1.       Sổ chi tiết tài khoản

2.       Sổ quỹ tiền mặt

3.       Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

4.       Sổ tiền gởi ngân hàng

5.       Sổ chi tiết tiền vay

6.       Sổ chi tiết tiền vay (tất cả khế ước)

7.       Sổ chi tiết bán hàng

8.       Sổ chi tiết bán hàng (tất cả các vật tư)

9.       Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán)

10.   Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán) ngoại tệ

11.   Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ

12.   Thẻ kho

13.   Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

14.   Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

15.   Sổ chi phí sản xuất,kinh doanh

16.   Thẻ tài sản cố định

17.   Sổ tài sản cố định

18.   Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng

19.   Sổ theo dõi công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng

20.   Sổ chi phí đầu tư xây dựng

21.   Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh

22.   Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng (phương pháp trực tiếp)

23.   Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được hoàn lại

24.   Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được miễn giảm

2.3.2.        Báo cáo tài chính

Chương trình cung cấp các mẫu báo cáo tài chính theo QĐ 15 và QĐ 48 (bao gồm mẫu báo cáo năm, báo cáo giữa niên độ dạng đầy đủ và dạng tóm lược). Tùy theo chế độ hạch toán theo quyết định 15 hay quyết định 48 của từng doanh nghiệp, có các báo cáo sau:

1.       Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

2.       Bảng cân đối kế toán

3.       Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

4.       Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp

5.       Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp

6.       Thuyết minh báo cáo tài chính năm (QĐ15)

7.       Thuyết minh báo cáo tài chính năm (QĐ48)

8.       Thuyết minh báo cáo tài chính giữa niên độ

9.       Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

10.   Thuế GTGT được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm

2.3.2.        Lọc tìm và tra cứu số liệu

Phục vụ cho việc lọc tìm và tra cứu số liệu chương trình cung cấp các báo cáo sau:

1.       Bảng kê chứng từ

2.       Bảng kê chứng từ theo khách hàng, vụ việc và tài khoản đối ứng

3.       Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng – theo cột

4.       Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản, theo cột

5.       Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, vụ việc và tài khoản đối ứng

6.       Tra cứu số dư của một tài khoản

7.       Cân đối phát sinh các tiểu khoản

8.       Sổ chi tiết của một tài khoản

9.       Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

10.   Sổ tổng hợp chữ T của nhiều tài khoản.

  CÔNG TY KẾ TOÁN HÀ NỘI

ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC HÀNH THỰC TẾ

Mr Thật: 0989.233.284 - 0916.359.238

http://dayhocketoan.com/