Tự học PM Fast - Các thao tác chung

HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

3.1         Hệ thống menu

Hệ thống menu trong Fast Accounting được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp.

Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

1.       Hệ thống

2.       Kế toán tổng hợp

3.       Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay

4.       Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5.       Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

6.       Kế toán hàng tồn kho

7.       Báo cáo chi phí theo tiểu khoản, khoản mục

8.       Báo cáo vụ việc, giá thành công trình

9.       Kế toán giá thành sản xuất liên tục

10.   Kế toán giá thành sản xuất theo đơn hàng     

11.   Kế toán tài sản cố định

12.   Kế toán công cụ, dụng cụ     

13.   Báo cáo thuế

14.   Báo cáo quản trị theo các trường tự do

15.   Báo cáo quản trị phân tích theo thời gian

16.   Báo cáo quản trị phân tích theo đơn vị cơ sở.

17.   Thuế thu nhập cá nhân

Cấp menu thứ 2 liệt các màn hình nhập liệu, các nhóm chức năng của báo cáo trong từng phân hệ nghiệp vụ, các danh mục từ điển và số dư đầu kỳ,  bao gồm các cụm chức năng sau:

1.       Cập nhật số liệu

2.       Nhóm chức năng báo cáo

3.       Danh mục từ điển

4.       Số dư đầu kỳ

Cấp menu thứ 3 liệt kê ra chi tiết của từng báo cáo cụ thể. 

1.         Các phím chức năng

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình.

F1 - Trợ giúp

F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)

F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong Phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình.

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo

  - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển

Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển

F7 - In

F8 - Xoá một bản ghi

F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu…

Esc - Thoát

Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…

Ctrl + U - Không chọn tất cả

Ctrl + F - Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”.

2.         Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ

Trong Fast Accounting bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này. 

2.1          Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ

Màn hình thông thường có 04 phần:

Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền...

Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.

Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào sổ sách kế toán...

Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá / tạo mới/ sao chép/ tìm,...

Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một hoá đơn bán hàng:

Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau.

2.2.        Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong Fast Accounting khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

1.       Vào chứng từ mới

2.       Sao chép chứng từ

3.       Lưu chứng từ

4.       In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ)

5.       Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá

6.       Sửa một chứng từ

7.       Xoá một chứng từ

8.       Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

9.       Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập liệu)

10.   Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối      (    biểu tượng 

11.   Xem báo cáo (biểu tượng )

12.   Sử dụng máy tính (biểu tượng

13.   Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, các chứng từ bị xóa, người cập nhật chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị cơ sở, chọn thời gian làm việc ( biểu tượng

)

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết.

2.3            Quy trình vào một chứng từ mới

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng.

1.       Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng và công nợ phải thu \  Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán hàng"

2.       Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có nút <<Lưu>> là mờ, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.

3.       Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

4.       Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, hạn thanh toán, trạng thái...

5.       Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong".

6.       Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:

+ Mới        : Vào chứng từ mới

+ Sao chép            : Sao chép một chứng từ     

+ In Ctừ     : In chứng từ hiện thời ra máy in

+ Sửa        : Sửa lại chứng từ hiện thời

+ Xoá        : Xoá chứng từ hiện thời

+ Xem       : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

+ Tìm         : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá

+ PgUp      : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời

+ PgDn      : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời

+ Xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu

+ Quay ra   : Kết thúc cập nhật.

2.4                   Các lưu ý khi sửa xoá chứng từ

Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực đối với những người có quyền sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người sử dụng chương trình ở phân hệ “Hệ thống”.

2.5                      Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ

1.       Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng và công nợ phải thu \ Hoá đơn bán hàng".

2.       Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.

3.       Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ

4.       Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem.

5.       Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.

6.       Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.

7.       Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu lại.

8.       Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Có", nếu không thì chọn "Không".

9.       Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ khác và thực hiện các thao tác cần thiết.

3.3.6       Các tiện ích khi cập nhật chứng từ

Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng Fast Accounting cung cấp một loạt các tiện ích sau:

1.       Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.

2.       Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

3.       Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua phím F5 - Tìm theo tên.

4.       Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.

5.       Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựa chọn trạng thái chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu. Chương trình hiện tại có 3 trạng thái để lựa chọn: 0 - Không chuyển, 1 - Chuyển vào sổ kho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 - Chuyển vào sổ cái (bao gồm cả chuyển vào sổ kho). Chương trình luôn mặc định ở trạng thái 2 - Chuyển vào sổ cái.

6.       Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.

7.       Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

8.       Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

9.       Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau (bao gồm cả thông tin các trường tự do). Ngoài ra chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty, not…

10.   Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…

11.   Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.

3.4               Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ

Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ.

Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán

Trong Fast Accounting chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.

Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích thêm.

Về việc tự động đánh số chứng từ trong Fast Accounting

Fast Accounting cho phép tuỳ chọn đánh số chứng từ tự động theo 2 cách.

Cách 1: số chứng từ tự động tăng theo mã chứng từ (mỗi mã chứng từ tương ứng với một màn hình nhập liệu).

Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng một số mong muốn. Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3, 4...

Trong trường hợp một loại chứng từ được nhập ở nhiều màn hình khách nhau, ví dụ như phiếu nhập kho được cập nhật ở các màn phiếu nhập mua nội địa, nhập khẩu, nhập hàng bán bị trả lại, nhập nội bộ thì trong danh mục chứng từ ta chỉ việc khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ và chương trình sẽ hiểu để đánh số cho các loại chứng từ này cùng một hệ thống đánh số.

Cách 2: số chứng tự tự động tăng theo mã quyển chứng từ.

Danh mục quyển chứng từ do người dùng tự định nghĩa. Mỗi mã quyển chứng từ có thể gắn với nhiều mã chứng từ khác nhau.

Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động hiện mã quyển chứng từ hiện hành đang sử dụng lên và tự động tạo số chứng từ mới theo mã quyển bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn. Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

Quyển chứng từ nào hết sử dụng thì khai báo lại “Trạng thái” = “0 - Đóng” trong danh mục quyển chứng từ. Các mã quyển này sẽ không được hiện lên khi cập nhật thêm mới các chứng từ sau đó.

Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong Fast Accounting

Trong Fast Accounting khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập.

3.               Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ

3.1      Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch

Trong Fast Accounting các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến đồng tiền hạch toán (Việt Nam đồng hoặc một ngoại tệ nào đó) được cập nhật trên cùng một màn hình.

Mã đồng tiền hạch toán được khai báo trong menu "Hệ thống\ Khai báo các tham số tuỳ chọn".

Mã ngoại tệ ngầm định của từng màn hình nhập chứng từ được khai báo trong danh mục chứng từ.

Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ của giao dịch trước đó. Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danh mục chứng từ.

Việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch được thực hiện ở nút chọn mã ngoại tệ trên màn hình cập nhật chứng từ.

3.2      Về việc lưu giữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong Fast Accounting lưu số liệu như sau:

1.       Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch. Nếu giao dịch là đồng Việt Nam thì sẽ lưu mã là "VND". Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ.

2.       Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ. Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt Nam thì giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ.

3.       Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Nếu giao dịch là đồng Việt Nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường tỷ giá.

4.       Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ. Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá). Nếu giao dịch là đồng Việt Nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và VNĐ bằng nhau.

3.3      Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ. Do chương trình gộp chung các giao dịch đồng Việt Nam và ngoại tệ trên cùng một màn hình nên khi cập nhật cần lưu ý sau.

1. Đối với các giao dịch là đồng Việt Nam

Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây. Trường tỷ giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng được tự động gán giá trị của trường tiền ngoại tệ.

2. Đối với các giao dịch là ngoại tệ

Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ giá. Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá).

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá.

và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật tiền nguyên tệ và tỷ giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền VNĐ. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền VNĐ được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải kích con trỏ vào ô “Sửa trường tiền” trên màn hình nhập liệu và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường tiền VNĐ.

Trong trường hợp một giao dịch ngoại tệ có nhiều chi tiết phát sinh và do làm tròn nên sẽ có thể xảy ra trường hợp tổng tiền VNĐ quy đổi cộng từ các chi tiết phát sinh sẽ không bằng tiền quy đổi ra VNĐ của tổng phát sinh ngoại tệ. Trong trường hợp này tổng phát sinh VNĐ sẽ bằng tổng phát sinh ngoại tệ * tỷ giá và chênh lệch giữa tổng phát sinh VNĐ và số cộng VNĐ từ các chi tiết phát sinh sẽ được điều chỉnh vào phát sinh chi tiết đầu tiên.

4.              Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư

4.1           Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:

Tiền = Số lượng * Đơn giá.

và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và đơn giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị bằng 0 (không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.

Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta dùng nút  “Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB”.

4.2       Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá

Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hoá chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản.

Việc tự động định khoản được thực hiện dựa trên các khai báo trước của người sử dụng cho từng mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư được nhập trong chứng từ. Trong trường hợp 1 vật tư có thể hạch toán vào nhiều tài khoản chi tiết khác nhau thì khi khai báo tài khoản liên quan đến vật tư đó trong danh danh mục vật tư ta phải khai báo là tài khoản tổng hợp. Khi này, khi nhập chứng từ chương trình sẽ cho phép lựa chọn tài khoản chi tiết cần thiết cho từng trường hợp hạch toán cụ thể.

4.3         Các lưu ý liên quan đến luân chuyển chứng từ vật tư từ phòng vật tư sang phòng kế toán

Trong trường hợp chương trình được cả phòng vật tư và phòng kế toán cùng sử dụng thì cần phải rất lưu ý trong việc nhập chứng từ.

Trong phiên bản Fast Accounting hiện tại 1 chứng từ do 2 nhân viên vật tư và kế toán cùng nhập liệu thì đều cùng nhập trên cùng 1 màn hình và cùng lưu vào 1 chỗ, vì vậy phải phân định rất rõ ràng ai nhập phần thông tin nào và quy trình luân chuyển ra sao.

Quy định về nhập liệu và luân chuyển chứng từ như sau:

·         Chứng từ vật tư do các nhân viên phòng vật tư tạo ra.

·         Các nhân viên phòng vật tư chỉ nhập các thông tin không liên quan đến giá cả và hạch toán.

·         Các nhân viên kế toán lọc các chứng từ do các nhân viên vật tư đã nhập trước đó và cập nhật các thông tin liên quan đến giá cả, thuế và thực hiện định khoản. Các phần thông tin do các nhân viên vật tư đã nhập trước đó thì nhân viên kế toán không được sửa nữa.

·         Nếu chứng từ đã được nhân viên kế toán cập nhật thì nhân viên vật tư không được sửa nữa. Nếu muốn thay đổi một số thông tin thì phải xoá chứng từ này và nhập lại.

Việc phân quyền người sử dụng thuộc phòng vật tư hay phòng kế toán được khai báo trong phần khai báo và phần quyền cho người sử dụng. Trong trường hợp chương trình chỉ sử dụng trong phòng kế toán thì khai báo cho người sử dụng vừa là nhân viên của phòng kế toán vừa là nhân viên của phòng vật tư để có thể nhập được tất cả các thông tin.

5.             Các thao tác chung khi lên báo cáo

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.

Quy trình thực hiện lên báo cáo

1.       Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng.

2.       Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng.

3.       Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005,…

4.       Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.

5.       Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím Ctrl + F (hoặc Ctrl + G) để tra tìm kiếm thông tin.

6.       Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau.  Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.

7.       Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo và đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).

-          Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.

-          Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa.

-          Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút “Sửa mẫu” và xác định mẫu cần sửa. 

Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

1.       Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng “Báo cáo nhanh”. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.

2.       Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5 - Chi tiết.

3.       Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều cách như: kích vào nút “Sửa chứng từ” trên thanh công cụ, kích đúp vào phát sinh chi tiết đó hoặc nhấn Ctrl + Enter.

4.       Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông qua nút “Lọc chi tiết” trên thanh công cụ.

5.       Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc song ngữ Việt - Anh. Đối với mẫu song ngữ thì chỉ có đối với các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo qui định và in các chứng từ nhập liệu, hạch toán.

6.       Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ.

6.           Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất.

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.

Chương trình Fast Accounting cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6 - đổi mã. Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết.

Lưu ý: riêng danh mục tài khoản thì chương trình không cho phép ghép mã mà chỉ cho phép đổi một mã cũ thành một mã mới chưa có trong danh mục tài khoản hiện tại.

CÔNG TY KẾ TOÁN HÀ NỘI
Mr Thật: 0989.233.284 – 0916.359.238

http://dayhocketoan.com/