HỌC PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST THỰC HÀNH THỰC TẾ: Tự học PM Fast - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

LỚP HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH CẤP TỐC TẠI HÀ NỘI

Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1. Giới thiệu chung

Các chức năng chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và đơn hàng/hợp đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.

- Theo dõi các khoản phải trả và việc thanh toán cho các nhà cung cấp.

- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ.

- Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.

- Cập nhật các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ.

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Hệ thống menu của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Các menu chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả:

1. Cập nhật số liệu

2. Số dư đầu kỳ

3. Báo cáo hàng nhập mua

4. Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

5. Báo cáo công nợ theo hoá đơn

6. Báo cáo về hợp đồng, đơn hàng

7. Danh mục từ điển

8. In các danh mục từ điển.

2. Khai báo các danh mục từ điển

2.1. Danh mục nhà cung cấp

Danh mục nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ, phần này đã được trình bày ở mục 7.2.1 - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

2.2. Danh mục phân nhóm các nhà cung cấp

Danh mục phân nhóm nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục phân nhóm khách hàng, phần này đã được trình bày ở mục 7.2.2 – Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

2.3. Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu vào

Các thông tin về danh mục thuế suất thuế GTGT đầu vào gồm có:

- Mã thuế suất

- Tên thuế suất

- Tên 2: tên tiếng Anh của thuế suất

- Thuế suất

- Tài khoản thuế GTGT trả lại nhà cung cấp (tk 13313)

- Tài khoản thuế GTGT đầu vào (tk 13311), đối với thuế nhập khẩu là tk 13312

Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.

2.4. Danh mục thời hạn chiết khấu

Danh mục thời hạn chiết khấu được theo dõi chung với danh mục thời hạn chiết khấu ở mục 7.2.5 - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

3. Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau

+ Tính lại tổng số tiền đã trả cho các hóa đơn

Chức năng này chương trình cập nhật lại số tiền đã trả theo từng hóa đơn được thanh toán

+ Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các hóa đơn

Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và nhà cung cấp ở phân hệ kế toán tổng hợp, thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện nhằm điều chỉnh số tiền phải trả của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý là việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào cuối kỳ.

+ Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp

Số dư đầu kỳ của nhà cung cấp được cập nhật ở phần vào số dự công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp của các tài khoản công nợ sang phần số dưcủa các tài khoản đầu kỳ.

+ Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hóa đơn

Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Số dư đầu kỳ/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”.

+ Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hợp đồng

Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hợp đồng thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hợp đồng đó

+ Kết chuyển số dư các hợp đồng sang năm sau

Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Số dư đầu kỳ/ Kết chuyển số dư các hợp đồng sang năm sau”.

2.5. Cập nhật số liệu

+ Phân loại các chứng từ đầu vào

Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả có các loại chứng từ đầu vào sau:

1. Phiếu nhập mua hàng

2. Phiếu nhập khẩu

3. Phiếu nhập chi phí mua hàng

4. Phiếu nhập mua - xuất thẳng

5. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

6. Hóa đơn mua hàng dịch vụ

7. Phiếu thanh toán tạm ứng

8. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ.

9. Chứng từ phải trả khác: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp và/hoặc khách hàng.

10. Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn

11. Cập nhật hợp đồng, đơn hàng nội địa

12. Cập nhật hợp đồng, đơn hàng nhập khẩu

+ Cập nhật phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu

-. Các thông tin của phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu

Màn hình nhập liệu của phiếu nhập mua hàng:

Màn hình nhập chi phí mua hàng:

Màn hình nhập hóa đơn thuế GTGT của người bán:

Phiếu nhập mua hàng có các thông tin sau.

Phần thông tin chung về chứng từ:

- Mã khách

- Tên khách

- Địa chỉ

- Mã số thuế

- Người giao hàng

- Diễn giải

- Mã nx (tk có)

- Ngày hạch toán

- Ngày lập phiếu nhập

- Quyển số

- Số phiếu nhập

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá

- Chọn hđm

Phần chi tiết các mặt hàng:

- Stt

- Mã hàng

- Tên hàng

- Đơn vị tính

- Mã kho

- Mã vụ việc

- Tồn kho: số lượng tồn kho hiện thời

- Số lượng nhập

- Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch

- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch

- Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán

- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán

- Tài khoản nợ

- Các mã của các trường tự do.

Đối với các phiếu nhập khẩu thì có thêm các thông tin sau:

- Thuế suất thuế nhập khẩu

- Tiền thuế nhập khẩu theo đồng tiền giao dịch

- Thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt

- Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt theo đồng tiền giao dịch

- Tiền thuế nhập khẩu theo đồng tiền hạch toán

- Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt theo theo đồng tiền hạch toán.

Phần thông tin chi phí mua hàng:

- Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền giao dịch

- Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền hạch toán

- Mã vật tư

- Tên vật tư

- Tiền hàng theo đồng tiền giao dịch

- Tiền hàng theo đồng tiền hạch toán

- Chi phí nguyên tệ

- Chi phí theo đồng tiền hạch toán.

Các thông tin về nhập các hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào:

- Mẫu báo cáo (Mã số của mẫu báo cáo do Bộ tài chính quy định. Ví dụ, mẫu 03, 04, 05...)

- Mã tính chất (Để lên báo cáo thuế nhóm theo từng tính chất chịu thuế của hàng hoá mua vào, Mã tính chất thuế được tạo ở Báo cáo thuế/Danh mục từ điển/Danh mục tính chất thuế.)

- Số chứng từ

- Số seri

- Ngày chứng từ

- Mã nhà cung cấp

- Tên nhà cung cấp

- Địa chỉ

- Mã số thuế

- Mã kho

- Hàng hoá, dịch vụ

- Số lượng (đối với hàng nông lâm sản thu mua không có hóa đơn)

- Đơn giá ngoại tệ

- Đơn giá VNĐ

- Tiền hàng nguyên tệ

- Tiền hàng VNĐ

- Mã thuế suất

- Thuế suất %

- Tiền thuế nguyên tệ

- Tiền thuế VNĐ

- Hạn TT

- Thanh toán nguyên tệ

- Thanh toán VNĐ

- Tk thuế

- Cục thuế

- Ghi chú

- Các mã của các trường tự do.

Phần thông tin tổng hợp:

- Tổng số lượng vật tư nhập kho

- Tổng tiền hàng nhập kho

- Tổng chi phí mua hàng

- Tổng tiền thuế GTGT đầu vào

- Tổng thanh toán

- Thời hạn chiết khấu

Đối với phiếu nhập khẩu thì có các thông tin sau:

- Tổng tiền hàng nhập kho

- Tổng chi phí mua hàng

- Tổng tiền hàng + tiền chi phí

- Tổng tiền thuế nhập khẩu

- Tổng tiền thuế tiêu thụ đặc biệt

- Tổng giá vốn = tổng tiền hàng + tiền chi phí + tiền thuế nhập khẩu + tiền thuế tiêu thụ đặc biệt

- Tổng tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu

- Tài khoản thuế nhập khẩu

- Tài khoản thuế tiêu thụ đặc biệt

- Tài khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu

- Thời hạn chiết khấu.

+. Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu

- Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.

- Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả chi phí.

- Chương trình cho phép lấy số liệu từ phần cập nhật hợp đồng mua bằng cách “Chọn hđm”, có thể sửa lại số liệu tuỳ ý.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi nhập hàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà cung cấp thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập xuất kho ở kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm không làm ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho.

2.6 Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng.

- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.

- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí mua hàng. Tiếp theo chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng một cách tự động theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ theo ý muốn.

- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Chương trình hỗ trợ chọn phiếu nhập mua để phân bổ chi phí. Lúc này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt hàng.

Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng". Chương trình cho phép chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào và phân bổ cho các mặt hàng trong phiếu nhập mua đó. Chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn. Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trong trường hợp hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng

2,7. Cập nhật các phiếu nhập mua xuất thẳng

Phiếu nhập mua xuất thẳng được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất/công trình mà không thông qua kho. Trường hợp này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành xây lắp.

- Vật tư mua và được xuất cho sản xuất theo đơn hàng…

Khi sử dụng chứng từ này thì chương trình sẽ tự động tạo ra luôn phiếu xuất.

2.8. Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Khi phát sinh nghiệp vụ trả hàng lại nhà cung cấp, ta sẽ cập nhật phát sinh tại menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp".

Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, trường hợp này bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp

2.9. Cập nhật hoá đơn mua hàng dịch vụ

Việc cập hóa đơn mua hàng dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí.

2.10. Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí. Tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

+ Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ

Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:

- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác ngoài việc mua hàng hóa, dịch vụ thông thường (loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).

- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa các khoản nợ (loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn).

- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công nợ mua hàng phải trả cho nhà cung cấp.

- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp.

- Các trường hợp điều chỉnh khác…

Lưu ý:

1. Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải trả nên cần phải chú ý khi cập nhật các tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp.

2. Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công nợ phải trả thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ phải trả và tài khoản ghi có – tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo tỷ giá của phiếu chi (hoặc giấy báo nợ/UNC) được ghi nhận khi ứng trước cho nhà cung cấp. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá ghi nhận ứng trước cho nhà cung cấp.

+ Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ

Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa 1 nhà cung cấp và một khách hàng.

Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.

+ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn

- Khi phân bổ theo hóa đơn có nhiều cách phân bổ theo phiếu kế toán, phiếu chi, giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

- Chương trình cho lấy phiếu những chứng từ nhập từ phiếu kế toán có định khoản nợ 331 (thanh toán tiền hàng) lên để phân bổ cho các hóa đơn mua hàng.

- Nếu nhập các hoá đơn giảm trừ của phân hệ mua hàng (có 331) mà muốn theo dõi công nợ theo hoá đơn thì phải nhập các thông tin về số hoá đơn, ngày hoá đơn bên Tab hạch toán thì chương trình sẽ lưu vào file CTTT30 để theo dõi thanh toán theo hoá đơn. Khi đó sẽ có thể sử dụng chức năng phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn.

- Chương trình có chức năng có/không phân bổ theo mã đơn vị cơ sở, khi đăng nhập tại mã đvcs nào ch.trình cho phân bổ số liệu tại nơi đăng nhập mã đvcs đó. Được khai báo ở menu hệ thống/khai báo tham số tự chọn, ở tab công nợ phải thu, dòng stt 100-Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn theo mã đvcs

+ Cập nhật thông tin hợp đồng, đơn hàng nội địa và nhập khẩu

Việc cập nhật hợp đồng, đơn hàng được thực hiện giống như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng.

Ngoài các thông tin về giống như trên phiếu nhập mua hàng trên hợp đồng còn có thêm các thông tin như:

- Thời hạn nhận hàng

- Số hợp đồng mẹ…

Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng như phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng, chi trả thanh toán tiền hàng… ta phải chỉ rõ số hợp đồng, đơn hàng liên quan đến các phát sinh đó.

Việc khai báo thêm trường số hợp đồng để cập nhật trên các màn hình cập nhật chứng từ thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.

Màn hình cập nhật hợp đồng, đơn hàng nội địa:

Màn hình cập nhật hợp đồng, đơn hàng nhập khẩu

2.11.. Theo dõi thanh toán tiền mua hàng trả cho nhà cung cấp

+ Mua hàng trả tiền ngay

Trong trường hợp mua hàng, vật tư trả tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: phiếu nhập mua hàng và phiếu chi.

Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Fast Accounting".

+ Trả tiền mua hàng

Phiếu chi trả tiền mua hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấp được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

+ Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho.

+ Tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp

Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũng nhập như một phiếu chi thanh toán bình thường ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”.

Trong trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì phải hạch toán chi tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp với tài khoản công nợ phải trả về mua hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.

2.12. Theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn và thời hạn thanh toán

+ Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn

- Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phải trả cho nhà cung cấp của từng hoá đơn mua và hạn thanh toán được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

- Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.

- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.

- Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.

- Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

+ Cập nhật tiền thanh toán cho các hóa đơn

- Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

- Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng. Nếu loại tiền chi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".

+ Điều chỉnh số tiền phải trả theo hóa đơn

Sử dụng chức năng “Điều chỉnh công nợ phải trả theo hóa đơn” để tạo chứng từ điều chỉnh số tiền phải trả. Chứng từ này chỉ dùng để điều chỉnh cho các hóa đơn khi lên báo cáo chứ không có tác dụng hạch toán vào sổ kế toán mà chỉ thực hiện trên báo cáo theo dõi công nợ theo hóa đơn để điều chỉnh giảm công nợ.

Khi mới sử dụng chương trình Fast, khi vào số dư công nợ theo hóa đơn nhưng hóa đơn này đã được thanh toán một phần, dùng điều chỉnh công nợ theo hóa đơn để điều chỉnh giảm công nợ.

Lưu ý:

- Trường hợp có theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn thì chứng từ này còn được dùng để điều chỉnh số tiền còn phải trả của các hóa đơn mua hàng trước đó khi lên các báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn”.

+ Báo cáo thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào

Bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế".

2.13. Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả

+ Báo cáo hàng nhập mua

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

1. Bảng kê phiếu nhập

2. Bảng kê hóa đơn mua hàng và dịch vụ

3. Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

4. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

5. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo vụ việc

6. Bảng kê phiếu nhập của một vật tư

7. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

8. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

9. Tổng hợp hàng nhập mua

10. Tổng hợp hàng xuất trả lại nhà cung cấp

11. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, vụ việc, mã nx

12. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu.

+ Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả theo nhà cung cấp gồm có:

1. Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp

2. Sổ đối chiếu công nợ

3. Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các nhà cung cấp

4. Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một nhà cung cấp

5. Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản

6. Bảng cân đối số phát sinh công nợ của nhiều tài khoản

7. Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

8. Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ.

Ngoài ra để tiện cho tra cứu còn có các báo cáo sau:

9. Sổ chi tiết của một tài khoản

10. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

11. Bảng kê chứng từ

12. Bảng kê chứng từ theo vụ việc, khách hàng và tài khoản đối ứng

13. Tổng hợp phát sinh theo vụ việc, khách hàng và tài khoản đối ứng.

+ Báo cáo công nợ phải trả theo hoá đơn

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn gồm có:

1. Bảng kê hoá đơn mua hàng và dịch vụ

2. Hỏi số dư của một nhà cung cấp

3. Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn

4. Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn

5. Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá

6. Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán

7. Sổ nhật ký mua hàng

8. Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng.