Tự học PM Fast - Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay

HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH CẤP TỐC TẠI HÀ NỘI

Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay

1. Giới thiệu chung

Các chức năng chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

-           Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

-           Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ

-           Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau

-           Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng

-           Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí…

-           Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác

-           Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Các menu chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

1.       Cập nhật số liệu

2.       Cập nhật số dư đầu kỳ

3.       Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

4.       Báo cáo tiền vay

5.       Danh mục từ điển

6.       In các danh mục từ điển.

2.       Khai báo các danh mục từ điển

Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ tiền mặt:

-           Danh mục khế ước

-           Danh mục tài khoản lũy kế của khế ước

-           Danh mục tài khoản ngân hàng

Danh mục tài khoản kiểm tra chi âm

2.1. Danh mục khế ước

Các thông tin khai báo khế ước:

1.       Mã khế ước

2.       Mã tra cứu

3.       Tên khế ước

4.       Tên khế ước 2

5.       Tiền vay VND: Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (Mã đồng tiền phụ thuộc ta khai báo đồng tiền hạch toán trong khai báo các tham số tuỳ chọn)

6.       Tiền vay ngoại tệ: Giá trị nguyên tệ của khế ước

7.       Mã ngoại tệ: Loại tiền

8.       Ngày vay

9.       Số ngày vay

10.    Lãi suất tháng : (%)

11.    Ngày đáo hạn

12.    Lãi suất quá hạn : (%)

13.    Tài khoản vay

14.    Mã khách cho vay

15.    Hợp đồng mua

16.    Hợp đồng bán

17.    Mã vụ việc

18.    Mã khế ước mẹ

19.    Số khế ước

20.    Ghi chú

21.    Trạng thái

Các thông tin tự do

2.1.1.        Danh mục tài khoản lũy kế của khế ước

Cập nhật các thông tin sau:

-           Tài khoản

-           1 – Nợ, 2-Có: khai báo là tài khoản nợ hoặc tk có

2.1.2.        Danh mục tài khoản ngân hàng

Danh mục các ngân hàng được sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền trực tiếp từ chương trình. Theo dõi các tài khoản của từng ngân hàng mà doanh nghiệp đang có phát sinh.

Thông tin về danh mục tài khoản ngân hàng gồm có:

-          Tài khoản (tài khoản tiền gởi ngân hàng trong danh mục tài khoản)

-          Tài khoản ngân hàng

-          Tên ngân hàng

-          Tên ngân hàng 2 (tên tiếng Anh)

-          Tỉnh thành (nơi ngân hàng đóng)

-          Điện thoại

-          Số fax

-          Địa chỉ email

-          Trang web (home_page)

-          Đối tác

-          Mã số thuế

-          Ghi chú

-          Các trường tự do.

2.1.3.        Danh mục tài khoản kiểm tra chi âm

Menu này dùng để khai báo những tài khoản cần theo dõi số dư tức thời và kiểm tra chi âm theo  mã phí và mã bộ phận, cảnh báo khi chi âm.

2.2.                       Cập nhật số dư đầu kỳ

2.2.1.        Cập nhật số dư đầu kỳ, số dư tài khoản, số phát sinh lũy kế  đầu kỳ và kết chuyển số dư, số các khế ước sang năm sau

+  Cập nhật số dư đầu kỳ của khế ước

Số dư đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Cập nhật số dư đầu kỳ của các khế ước”.

+  Số dư tài khoản tức thời

Chức năng này có thể theo dõi số dư tức thời của các tài khoản theo từng mã phí và mã bộ phận hạch toán

Gồm có các thông tin sau:        

-          Mã đơn vi

-          Tài khoản (chương trình lấy số hiệu tài khoản được khai báo ở danh mục tài khoản kiểm tra chi âm)

-          Mã phí

-          Mã bộ phận hạch toán

-          Dư nợ (đồng tiền hạch toán)

-          Dư có (đồng tiền hạch toán)

+   Vào số phát sinh lũy kế đầu kỳ của khế ước

Số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các khế ước”.

+  Kết chuyển số dư khế ước sang  năm sau

Số dư của các khế ước được kết chuyển sang năm sau ở menu “Kết chuyển số dư của các khế ước sang năm sau”.

2.2.2.        Cập nhật số liệu phát sinh liên quan đến tiền vay

Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến tiền vay ta phải khai báo cho phép cập nhật trường thông tin mã khế ước ở các màn hình cập nhật chứng từ.

Khi có phát sinh liên quan đến tiền vay thì phải chỉ rõ mã khế ước vay tương ứng.

2.3.                       Cập nhật chứng từ

Các chứng từ đầu vào của kế toán tiền mặt và tiền gửi gồm có:

1.       Giấy báo có (thu) của ngân hàng

2.       Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

3.       Phiếu thu tiền mặt

4.       Phiếu chi tiền mặt.

Tính và cập nhât lại tỷ giá ghi sổ

2.3.1.        Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

Các thông tin của phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

Màn hình nhập liệu:

Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng bao gồm các thông tin sau:

Phần thông tin chung về chứng từ:

-        Loại phiếu thu. Phiếu thu được phân thành các loại sau:

1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn

2 - Thu chi tiết theo khách hàng

3 - Thu của nhiều khách hàng

4 – Nhận tiền vay

5 - Chuyển/Nộp tiền

6 - Mua ngoại tệ

7 - Người mua trả tiền trước

9 - Thu khác.

-        Mã khách hàng

-        Địa chỉ (trường này được cập nhật trong trường hợp trong danh mục khách hàng không khai báo địa chỉ, ví dụ cho các khách lẻ).

-        Người nộp tiền

-        Lý do nộp (diễn giải chung)

-        Tài khoản nợ

-        Ngày hạch toán

-        Ngày lập phiếu thu

-        Quyển sổ

-        Số phiếu thu

-        Mã ngoại tệ

-        Tỷ giá giao dịch

-        Hạn thanh toán

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu thu theo mã giao dịch số 1)

-        Stt: chương trình tự động đánh theo số thứ tự

-        Số hóa đơn

-        Ngày hoá đơn

-        Mã ngoại tệ

-        Tài khoản có

-        Số tiền trên hoá đơn

-        Đã tt: số tiền đã thu (không kể số tiền thu của phiếu thu hiện tại)

-        Còn phải tt: số tiền còn phải thu

-        TT VNĐ : số tiền thu lần này

-        Tt quy đổi :số tiền thu lần này quy đổi ra đồng tiền hạch toán

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Các mã của các trường tự do…

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu chi tiết theo 1 khách hàng (loại phiếu thu bằng 2)

-        Stt: (số thứ tự chương trình tự động đánh theo số thứ tự tăng dần )

-        Tài khoản có

-        Tên tài khoản

-        Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

-        Tỷ giá ghi sổ

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Tiền ht: phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

-        Ps có VND :phát sinh có theo tỷ giá quy đổi (theo tỷ giá ghi sổ)

-        Các mã của các trường tự do…

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3)

-        Tài khoản có

-        Tên tài khoản có

-        Mã khách

-        Tên khách

-        Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán

-        Các mã của các trường tự do…

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng, chuyển tiền từ ngân hàng khác đến (loại phiếu thu bằng 5); mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 6); người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7); khác (loại phiếu thu bằng 9)

-        Tài khoản có

-        Tên tài khoản có

-        Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán

-        Các mã của các trường tự do…

Phần tính tổng của phiếu thu

-        Tổng số tiền trên phiếu thu/giấy báo có

-        Trạng thái của chứng từ: Chưa ghi sổ cái hoặc ghi vào sổ cái

-        Số HĐ: danh sách các hóa đơn trong trường hợp chỉ số tiền đã thu cần phân bổ cho các hóa đơn nào.

2.3.2.        Các lưu ý về cập nhật số liệu cho từng loại phiếu thu

Các phiếu thu được phân thành nhiều loại khác nhau theo các thông tin cần được xử lý. Cụ thể các phiếu thu được phân thành các loại sau:

1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn

2 – Thu chi tiết theo khách hàng

3 - Thu của nhiều khách hàng

4 – Nhận tiền vay

5 - Chuyển/Nộp tiền

6 - Mua ngoại tệ

7 - Người mua trả tiền trước

9 - Thu khác.

Dưới đây là các lưu ý về việc cập nhật số liệu cho từng loại phiếu thu.

+   Phiếu thu loại 1 - Thu tiền chi tiết theo từng hóa đơn

-          Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền bán hàng hoặc thu lại tiền cho vay hoặc tạm ứng trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào hoặc của phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ thể.

-          Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.

-          Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.

-          Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.

-          Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.

+   Phiếu thu loại 2 - Thu tiền của một khách hàng

-          Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của các món công nợ phải thu nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng công nợ (khách hàng, người vay tiền, tạm ứng) mà không cần phải chỉ rõ thu tiền của hóa đơn nào, phiếu chi nào ngay khi nhập liệu.

-          Việc phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được thực hiện ở menu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn.

-          Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ thì ta có thể dùng loại phiếu thu bằng 9.

+  Phiếu thu loại 3 - Thu tiền của nhiều khách hàng

-          Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu.

+   Phiếu thu loại 4 - Nhận (thu) tiền vay

-          Loại phiếu thu này được sử dụng đối với các khoản tiền đi vay mà ta muốn sau này khi chi trả vay ta sẽ chỉ rõ là chi trả cho số phiếu thu nào khi nhận tiền vay.

-          Trong trường hợp không cần phải theo dõi trả vay chi tiết theo phiếu thu cụ thể thì ta có thể sử dụng loại phiếu thu số 9

+   Phiếu thu loại 5 - Chuyển/Nộp tiền

-          Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (rút tiền ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ, nhận chuyển tiền từ ngân hàng B vào ngân hàng A) và sử dụng chức năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.

-          Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

+   Phiếu thu loại 6 - Mua ngoại tệ

-          Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp mua ngoại tệ và định kỳ cuối tháng ta sử dụng chức năng cập nhật lại tỷ giá giao dịch được khai báo trong danh mục tỷ giá cho các phiếu thu ngoại tệ. Khi này, chương trình sẽ cập nhật lại tỷ giá giao dịch cho các phiếu thu ngoại tệ trừ các phiếu thu thuộc loại mua ngoại tệ (theo tỷ giá thỏa thuận với người bán ngoại tệ).

-          Trong trường hợp mua ngoại tệ và tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

+   Phiếu thu loại 7 - Người mua trả tiền trước

-          Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi thu tiền chi tiết theo hóa đơn và khi nhận tiền của người mua trả trước thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.

-          Lưu ý là loại phiếu thu này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.

Quy trình thực hiện như sau:

-          Nhận (thu) tiền trả trước của người mua. Hạch toán qua tài khoản “Nhận tiền trả trước của khách hàng”.

-          Sau khi xuất hóa đơn cho khách hàng thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Nhận tiền trả trước của khách hàng” và tài khoản “Công nợ phải thu”. Bút toán này được chi tiết cho từng hóa đơn.

Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

+   Phiếu thu loại 9 - Thu khác

Loại phiếu thu này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu thu nêu trên.

Lưu ý chung

-          Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết.

+       Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng

Các thông tin của phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng

Màn hình nhập liệu:

Phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng có các thông tin sau:

Phần thông tin chung về chứng từ:

-        Loại phiếu chi. Có các loại phiếu chi sau:

1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn

2 - Chi cho nhà cung cấp

3 - Chi cho nhiều nhà cung cấp

4 - Chi tạm ứng, cho vay

5 - Chuyển/Rút tiền   

6 - Bán ngoại tệ

7 - Trả trước cho nhà cung cấp

8 - Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền

9 - Chi khác.

-        Mã khách hàng

-        Địa chỉ (trường này được cập nhật trong trường hợp trong danh mục khách hàng không khai báo địa chỉ, ví dụ cho các khách lẻ).

-        Người nhận tiền

-        Lý do chi (diễn giải chung)

-        Tài khoản có

-        Ngày hạch toán

-        Ngày lập phiếu chi

-        Quyển số

-        Số phiếu chi

-        Mã ngoại tệ

-        Tỷ giá ghi sổ (của tài khoản có)

-        Hạn thanh toán (sử dụng trong trường hợp cho vay tiền hoặc tạm ứng, loại phiếu chi = 4).

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu chi bằng 1)

-        Stt: số thự tự (chương trình mặc định đánh số thứ tự)

-        Số hóa đơn

-        Ngày hoá đơn

-        Mã ngoại tệ (trên hóa đơn)

-        Tài khoản nợ (hạch toán công nợ khi mua hàng)

-        Số tiền trên hoá đơn

-        Đã tt: số tiền đã trả (không kể số tiền trả trong phiếu chi hiện thời)

-        Còn phải tt: số tiền còn phải trả

-        Tt : số tiền trả lần này

-        Tt qui đổi : số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán

-        Các mã của các trường tự do.

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho 1 khách hàng (loại phiếu chi bằng 2)

-        Tài khoản nợ

-        Tên tài khoản nợ

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Tỷ giá ghi sổ (tỷ giá ghi sổ của tài khoản nợ)

-        Tiền hạch toán - theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản có = ps nợ n.tệ * tggs của tk có.

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán = ps nợ n.tệ * tggs của tài khoản nợ

-        Các mã của các trường tự do.

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho nhiều khách hàng (loại phiếu chi bằng 3)

-        Tài khoản nợ

-        Tên tài khoản nợ

-        Mã khách

-        Tên khách

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán

-        Các mã của các trường tự do.

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp cho vay, chi cho tạm ứng (loại phiếu chi bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng, chuyển tiền sang ngân hàng khác (loại phiếu chi bằng 5); bán ngoại tệ (loại phiếu chi bằng 6); trả trước cho người bán (loại phiếu chi bằng 7); chi khác (loại phiếu chi bằng 9)

-        Tài khoản nợ

-        Tên tài khoản nợ

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán

-        Các mã của các trường tự do.

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi thanh toán chi phí trực tiếp có thuế (loại phiếu chi bằng 8)

-        Tài khoản nợ

-        Tên tài khoản nợ

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

-        Loại hóa đơn

0 - Không có hóa đơn

1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế

2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé…)

3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi

4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ

5 – Nhiều hóa đơn: sử dụng trong trường hợp hạch toán chung trên 1 dòng tổng số tiền của nhiều hóa đơn.

-        Mẫu báo cáo (mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế)

-        Ngày hóa đơn

-        Số seri

-        Số hóa đơn

-        Mã khách (nhà cung cấp)

-        Tên khách (tên nhà cung cấp)

-        Địa chỉ

-        Mã số thuế (của nhà cung cấp)

-        Hàng hóa, dịch vụ

-        Mã thuế suất

-        Thuế suất

-        Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

-        Tài khoản thuế

-        Cục thuế (trong trường hợp tài khoản thuế theo dõi như là tài khoản công nợ với đối tượng theo dõi công nợ phải thu là các cục thuế)

-        Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền giao dịch

-        Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

-        Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

-        Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

-        Ghi chú

-        Các mã của các trường tự do.

Lưu ý: Hạch toán tài khoản thuế trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào sẽ được chuyển vào sổ cái.

Phần tính tổng của phiếu chi

-        Tổng tiền hàng, dịch vụ

-        Tiền thuế

-        Tổng số tiền trên phiếu chi/giấy báo nợ.

-        Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái.

-        Số HĐ: danh sách các hóa đơn trong trường hợp chỉ rõ chi trả tiền cho các hóa đơn nào.

Lưu ý khi in Uỷ nhiệm chi trực tiếp từ chương trình

Khi in UNC trực tiếp từ chương trình cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng của doanh nghiệp, còn thông tin liên quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin khai báo về ngân hàng của khách hàng trong danh mục khách hàng.

2.3.3.        Các lưu ý về cập nhật số liệu cho từng loại phiếu chi

Các phiếu chi được phân thành nhiều loại khác nhau theo các thông tin cần được xử lý. Cụ thể các phiếu chi được phân thành các loại sau:

1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn

2 - Chi cho 1 khách hàng

3 - Chi cho nhiều khách hàng

4 - Chi tạm ứng, cho vay

5 - Chuyển/Nộp tiền ngoại tệ

7 - Trả trước cho người bán

8 - Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền

9 - Chi khác.

+   Phiếu chi loại 1 - Chi trả chi tiết theo từng hóa đơn

-          Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền mua hàng hoặc trả tiền đi vay trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào hoặc của phiếu thu đi vay cụ thể.

-          Trong trường hợp chi trả tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.

-          Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.

-          Số tiền đã chi trả cho hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã chi liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền chi trên phiếu chi hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã chi sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu chi sau phiếu chi hiện thời.

-          Khi loại tiền chi trả trên phiếu chi khác với loại tiền trên hóa đơn mua hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.

+   Phiếu chi loại 2 - Chi trả tiền cho một người bán

-          Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho các món công nợ phải trả nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng công nợ (người bán, người cho vay) mà không cần phải chỉ rõ chi trả tiền cho hóa đơn nào, phiếu thu nào ngay khi nhập liệu.

-          Việc phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến người bán hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi trả cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được thực hiện ở menu: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền chi trả cho các hóa đơn.

-          Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ thì ta có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.

+  Phiếu chi loại 3 - Chi trả tiền cho nhiều người bán

-          Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu.

+  Phiếu chi loại 4 - Chi tạm ứng, cho vay

-          Loại phiếu chi này được sử dụng đối với các khoản tiền cho vay, chi cho tạm ứng mà ta muốn sau này khi thu lại tiền cho đi vay, thu lại tiền tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng ta sẽ chỉ rõ là thu lại của (thanh toán cho) số phiếu chi nào chi ra trước đó.

-          Trong trường hợp sau này không cần phải theo dõi thu lại tiền cho vay, tiền tạm ứng chi tiết theo số phiếu chi thì ta có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9

+  Phiếu chi loại 5 - Chuyển/Rút tiền ngoại tệ

-          Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (nộp tiền ngoại tệ vào ngân hàng, chuyển tiền ngoại tệ từ ngân hàng A sang ngân hàng B) và sử dụng chức năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.

-          Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.

+   Phiếu chi loại 6 - Bán ngoại tệ

-          Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp bán ngoại tệ.

-          Có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9 thay cho loại phiếu chi bằng 6.

+   Phiếu chi loại 7 - Trả tiền trước cho người bán

-          Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi chi trả tiền chi tiết cho hóa đơn và khi trả tiền trước cho nhà cung cấp thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.

-          Lưu ý là loại phiếu chi này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.

Quy trình thực hiện như sau:

-          Chi tiền trả trước cho người bán. Hạch toán qua tài khoản “Tiền trả trước cho người bán”.

-          Sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Tiền trả trước cho người bán” và tài khoản “Công nợ phải trả”. Bút toán này được chi tiết cho từng hóa đơn.

Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.

+  Phiếu chi loại 8 - Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt

-          Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt.

-          Trong trường hợp chương trình cho phép cập nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào.

-          Nếu hóa đơn thuế GTGT đầu vào không nhập trong chương trình thì có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.

+  Phiếu chi loại 9 - Chi khác

Loại phiếu chi này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu chi nêu trên.

Lưu ý chung

-          Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu chi nữa. Để sửa được loại phiếu chi phải xóa hết các dòng chi tiết.

3.                   Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào

-          Chương trình cho phép nhập trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào để chuyển vào bảng kê báo cáo thuế về các hóa đơn thuế GTGT đầu vào. Việc nhập cập nhật các thông tin này được thực hiện đối với loại phiếu chi bằng 8 – chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền.

-          Việc cập nhập thông tin về các hóa đơn thuế GTGT có thể thực hiện ở 2 nơi: trực tiếp tại tab hạch toán các chi tiết phát sinh hoặc tại tab các hóa đơn thuế GTGT.

-          Nếu nhập tại tab hạch toán thì thông tin sẽ tự động được chuyển sang tab các hóa đơn thuế GTGT.

-          Việc nhập tại tab hạch toán được sử dụng khi cần hạch toán chi tiết tất cả các chứng từ gốc phát sinh. Còn việc nhập tại tab hóa đơn thuế GTGT được sử dụng khi chỉ cần hạch toán tổng hợp số chi phí phát sinh.

-          Chương trình hỗ trợ việc tự động tính tiền thuế phụ thuộc vào loại hóa đơn thuế GTGT. Các hóa đơn được phân loại như sau:

1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế

2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé…)

3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi

4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ

5 – Nhiều hóa đơn: sử dụng trong trường hợp hạch toán chung trên 1 dòng tổng số tiền của nhiều hóa đơn.

-          Đối với hóa đơn loại 1 – hóa đơn thuế GTGT giá chưa bao gồm thuế thì ta nhập tiền hàng, thuế suất và chương trình sẽ tính ra số tiền thuế.

-          Đối với hóa đơn loại 2 – hóa đơn thuế GTGT đã bao gồm thuế thì ta nhập tổng số tiền phải thanh toán, thuế suất và chương trình sẽ tự động tính ngược lại số tiền hàng và tiền thuế.

-          Trong trường hợp phần hạch toán chỉ hạch toán số tổng phát sinh mà không chi tiết cho từng hóa đơn đầu vào thì tại trường loại hóa đơn ta chọn loại 5 – Nhiều hóa đơn. Trong trường hợp này các hóa đơn thuế GTGT được cập nhập ở tab hóa đơn thuế. Để cập nhập ta chuyển sang tab này và bấm vào nút “Sửa thông tin thuế”.

-          Lưu ý là số liệu hạch toán liên quan đến thuế GTGT đầu vào để chuyển vào số cái được chương trình lấy từ tab hóa đơn thuế, vì vậy không cần phải hạch toán riêng 1 dòng hạch toán thuế ở tab hạch toán.

-          Khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số tiền hàng (chi phí) và số tiền thuế GTGT nhập ở phần hạch toán chi tiết và phần hóa đơn thuế. Nếu có sự khác nhau về tiền thuế giữa 2 màn hình nhập liệu thì chương trình sẽ không cho lưu và yêu cầu điều chỉnh lại. Còn đối với trường hợp tiền hàng (chi phí) nếu có sự khác nhau thì chương trình sẽ cảnh báo để kiểm tra lại nếu cần thiết, tuy nhiên chương trình vẫn cho lưu (do có thể có một số chi phí không có hóa đơn thuế).

Các thông tin cập nhật về hóa đơn thuế đầu vào

Các thông tin về hóa đơn thuế đầu vào cần cập nhập gồm có:

-        Mẫu báo cáo (mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế)

-        Mã tính chất

-        Ngày hóa đơn

-        Số seri

-        Số hóa đơn

-        Mã khách (nhà cung cấp)

-        Tên khách (tên nhà cung cấp)

-        Địa chỉ

-        Mã số thuế (của nhà cung cấp)

-        Hàng hóa, dịch vụ

-        Tiền hàng theo đồng tiền giao dịch

-        Tiền hàng theo đồng tiền hạch toán

-        Mã thuế suất

-        Thuế suất

-        Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

-        Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán

-        Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

-        Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền giao dịch

-        Tài khoản thuế

-        Cục thuế (trong trường hợp tài khoản thuế theo dõi như là tài khoản công nợ với đối tượng theo dõi công nợ phải thu là các cục thuế)

-        Ghi chú

-        Các mã của các trường tự do.

3.1.                       Các lưu ý về cập nhật các phát sinh liên quan đến ngoại tệ và tính toán tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ giá

Liên quan đến các phát sinh ngoại tệ sẽ nảy sinh các vấn đề về tính toán tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ giá. Các vấn đề này tương đối là phức tạp do có nhiều trường hợp phát sinh xảy ra trong thực tế.

Dưới đây sẽ trình bày chi tiết về vấn đề này.

3.1.1.        Lựa chọn phương pháp tính tỷ giá ghi sổ

Fast Accounting cung cấp 5 phương pháp tính tỷ giá ghi sổ sau:

1 – Trung bình tháng

2 - Thực tế đích danh

3 – Nhập trước xuất trước

4 – Trung bình di động

5 - Tỷ giá giao dịch

Phương pháp tính tỷ giá khi sổ được khai báo trong danh mục tài khoản cho từng tài khoản ngoại tệ ở danh mục tài khoản.

Đối với các phương pháp “1 – Trung bình tháng”, “3 – Nhập trước xuất trước”, “4 – Trung bình di động” thì chương trình sẽ tự động tính tỷ giá ghi sổ.

Đối với phương pháp “2 – Thực tế đích danh” thì người sử dụng sẽ tự cập nhật tỷ giá ghi sổ.

Đối với phương pháp “5 – Tỷ giá giao dịch” thì chương trình tự động gán tỷ giá ghi sổ bằng tỷ giá giao dịch và trong trường hợp cuối này sẽ không tính phát sinh chênh lệch tỷ giá cho từng phát sinh.

Đối với phương pháp “0 – Không tính chênh lệch” thì người sử dụng sẽ tự cập nhật tỷ giá ghi sổ và chương trình không tính chênh lệch tỷ giá và hạch toán chênh lệch tỷ giá.

3.1.2.        Ví dụ về một số nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ hạch toán chênh lệch tỷ giá

Đối với các tài khoản thuộc loại “tài sản” như tiền, công nợ phải thu thì phát sinh bên nợ được ghi theo tỷ giá giao dịch và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá ghi sổ.

Đối với các tài khoản thuộc loại “nguồn vốn” như công nợ phải trả thì, ngược lại, phát sinh bên nợ được ghi theo tỷ giá ghi sổ và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá giao dịch.

Dưới đây là ví dụ cho một số nghiệp vụ phát sinh.

-          Khi thu tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt ngoại tệ.

-          Khi chi tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt ngoại tệ.

-          Khi bán hàng cho khách hàng ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi nợ tài khoản công nợ phải thu về ngoại tệ.

-          Khi thu tiền của khách hàng ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản công nợ phải thu về ngoại tệ.

-          Khi mua hàng của người bán ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi có tài khoản công nợ phải trả về ngoại tệ.

-          Khi chi trả tiền cho nhà cung cấp ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi nợ tài khoản công nợ phải thu về ngoại tệ.

Như vậy khi có một nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh thì sẽ có một hoặc cả hai loại tỷ giá. Ta sẽ xem xét một số ví dụ cụ thể sau.

-          Bán hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất - tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

-          Mua hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

-          Thu tiền bán hàng. Khi này phải cập nhật cả hai loại tỷ giá – tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt còn tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản công nợ phải thu. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tiền mặt/tài khoản công nợ phải thu và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính. Nếu cập nhật chi tiết thu tiền của từng hóa đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh lệch được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.

-          Trả tiền mua hàng. Khi này phải cập nhật tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt và tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ phải trả. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 tỷ giá ghi sổ này sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản tiền mặt/công nợ phải trả và tài khoản chi phí/doanh thu tài chính. Nếu cập nhật chi tiết chi trả cho từng hóa đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh lệch được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.

-          Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt và tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản chi phí. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản chi phí/tiền mặt và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính.

-          Chuyển tiền từ hai tài khoản tiền ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá ghi sổ của tài khoản chuyển tiền đi. Tỷ giá giao dịch của tài khoản ghi nợ sẽ lấy bằng tỷ giá ghi sổ của tài khoản ghi có. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

-          Mua ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch mua ngoại tệ. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

-          Bán ngoại tệ. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt ngoại tệ và tỷ giá giao dịch bán ra để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt theo đồng tiền hạch toán. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản doanh thu/chi phí và tài khoản tiền mặt VNĐ/tiền mặt ngoại tệ.

-          Thu tiền VNĐ (ví dụ là đồng tiền hạch toán) đối với công nợ ngoại tệ phải thu. Trong trường hợp này việc cập nhật số liệu và tính tỷ giá ghi sổ cho tài khoản công nợ ngoại tệ phải thu như sau.

1.       Nếu cập nhật phiếu thu tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu thu bằng 2) thì chương trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ, còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi nợ công nợ phải thu).

2.       Nếu cập nhật phiếu thu tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu thu bằng 2) thì để theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi nợ vào tài khoản tiền mặt vẫn hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không phải công nợ VNĐ.

-          Chi trả tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải trả. Trường hợp này xử lý như trường hợp thu tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải thu.

1.       Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu chi bằng 2) thì chương trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ, còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi có công nợ phải trả).

2.       Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu chi bằng 2) thì để theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi có vào tài khoản tiền mặt vẫn hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không phải công nợ VNĐ.

-          Nhận trước tiền hàng của khách hàng. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.

1.       Khi nhận tiền ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài khoản này là tài khoản công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Sau khi hạch toán nghiệp vụ xuất hóa đơn cho khách hàng thì ta thực hiện tiếp theo hạch toán bút toán phân bổ số tiền nhận trước cho các hóa đơn thông qua màn hình phiếu ghi có hoặc phiếu thu (xem tài khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá tại thời điểm ứng trước tiền hàng của khách hàng.

2.       Khi nhận tiền trước của khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc nhận tiền. Khi xuất hóa đơn cho khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc xuất hóa đơn. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật thành một bút toán riêng.

-          Ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.

1.       Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài khoản này là tài khoản công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Tỷ giá ghi vào tài khoản công nợ ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt ngoại tệ hoặc theo tỷ giá giao dịch lúc phát sinh. Sau khi nhận hóa đơn của nhà cung thì ta thực hiện tiếp theo hạch toán bút toán phân bổ số tiền đã ứng trước cho các hóa đơn thông qua màn hình phiếu ghi nợ hoặc phiếu chi (xem tài khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá ghi vào tài khoản công nợ trung gian tại thời điểm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.

2.       Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt hoặc tỷ giá giao dịch lúc chi trả. Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc nhận hóa đơn. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật thành một bút toán riêng.

-          Đối trừ công nợ giữa hai tài khoản công nợ. Khi thực hiện đối trừ công nợ thì ghi theo tỷ giá ghi sổ. Tỷ giá này do người sử dụng tự tính và tự nhập. Chênh lệch tỷ giá cũng do người sử dụng tự tính và tự nhập.

-          Tạm ứng tiền cho nhân viên. Trường hợp này xử lý như trường hợp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.

3.1.3.        Tính tỷ giá ghi sổ trong chương trình Fast Accounting

Ngoài phương pháp tính tỷ giá ghi sổ theo thực tế đích danh và tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật tỷ giá ghi sổ, các phương pháp còn lại được chương trình hỗ trợ việc tính toán tỷ giá ghi sổ.

Trong các phương pháp trên sau khi tính tỷ giá ghi sổ nếu có sự chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì chương trình tự động hạch toán khoản chênh lệch đó vào tài khoản doanh thu hoặc chi phí tài chính (tk 515 hoặc tk 635). Hai tài khoản này được khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo các tham số tùy chọn.

Chương trình thực hiện tính toán tỷ giá ghi sổ bằng phím F5 trong khi nhập liệu trước khi lưu chứng từ hoặc khi lưu chứng từ chương trình sẽ tính tỷ giá ghi sổ.

Lưu ý:

1.       Nếu tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng (tính vào cuối tháng) thì sau khi đã hoàn tất các nghiệp vụ thu chi ngoại tệ trong tháng ta phải chạy chức năng tính tỷ giá trung bình tháng ở menu: Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật lại tỷ giá ghi sổ.

2.       Khi cập nhật các chứng từ phát sinh ngoại tệ thì bắt buộc phải nhập số tiền ngoại tệ (kể cả các khoản thuế đầu vào), không được phép gõ số tiền ngoại tệ bằng 0 còn phát sinh theo đồng tiền hạch toán khác 0, vì khi đó chương trình sẽ hiểu toàn bộ phát sinh là chênh lệch do đó sẽ hạch toán sai. Riêng đối với phương pháp 5 (tỷ giá ghi số bằng tỷ giá giao dịch) thì được phép nhập như trên nhưng phải chọn check box “Sửa trường tiền”.

3.       Nếu ta muốn điều chỉnh lại tỷ giá ghi sổ đã được chương trình tự động tính toán thì chọn check box “Sửa tỷ giá ghi sổ”, sau đó điều chỉnh lại cho phù hợp.

4.       Trong trường hợp nguyên tệ * tỷ giá bị lẻ thì ta có thể sửa lại trường tiền quy đổi bằng cách chọn check box “Sửa trường tiền”. Khi này ta có thể sửa trường tiền hạch toán (thông thường tiền hạch toán = nguyên tệ * tỷ giá giao dịch) và sửa lại trường tiền của tài khoản đối ứng (thông thường tiền ps của tk đối ứng = nguyên tệ * tỷ giá ghi sổ).

3.1.4.        Chức năng “Tính và cập nhật lại tỷ giá”

Menu: Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Tính và cập nhật lại tỷ giá ghi sổ

Menu này cho phép thực hiện các chức năng sau:

-          Áp lại tỷ giá giao dịch cho các phát sinh. Tỷ giá giao dịch hàng ngày được cập nhật ở danh mục tỷ giá trong menu: Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Tỷ giá qui đổi ngoại tệ.

-          Tính tỷ giá ghi sổ trung bình tháng và áp cho các phát sinh trong trường hợp lựa chọn phương tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng.

-          Áp tỷ giá ghi sổ của một tài khoản do người dùng tự tính và cập nhật cho các phát sinh.

Khi tính tỷ giá ghi sổ phải khai báo trong danh mục tài khoản, tài khoản đó có khai báo Pp tính tỷ giá ghi sổ nợ/có .

Trong khai báo khi lựa chọn tỷ giá ghi sổ là số 1-Tỷ giá tự động: chương trình tự động tính tất cả các tài khoản có gốc ngoại tệ

Khi lựa chọn tỷ giá ghi sổ là số 2-Tỷ giá ghi sổ tự tính: chương trình chỉ tính khi có khai báo pp tính tỷ giá ghi sổ tài khoản đó trong danh mục tài khoản.

Lưu ý:

-          Các chức năng trên chỉ được xử lý cho các phiếu thu, chi, báo nợ, báo có.

-          Trình tự xử lý của chương trình trong trường hợp chọn đồng thời 2 chức năng cùng lúc: áp tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá sẽ được thực hiện trước, sau đó sẽ tính giá ghi sổ trung bình cuối tháng hoặc áp tỷ giá ghi sổ do người dùng tự tính.

-          Đối với chức năng áp lại tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá thì chương trình sẽ áp cho tất cả các loại phiếu thu/chi ngoại trừ loại phiếu thu/chi bằng 6 - mua/bán ngoại tệ (vì đây không phải là tỷ giá hối đoái bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng mà là tỷ giá mua bán thực tế tại các ngân hàng).

-          Tùy theo yêu cầu quản lý của người sử dụng mà có sự lựa chọn thích hợp các chức năng trên. Không nên chạy các chức năng không cần thiết.

-          Các chức năng trên chỉ được xử lý vào cuối tháng và chạy lần lượt từng tháng một.

3.2.                       Lưu ý về cập nhật các chứng từ chuyển tiền giữa các ngân hàng và các chứng từ nộp, rút tiền từ ngân hàng

Xem chương 1, mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Fast Accounting".

3.3.                       Lưu ý về các cập nhật các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền mặt

Xem chương 1, mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Fast Accounting".

3.4.                       Chức năng kiểm tra chi vượt quá số tiền tại quỹ

Chức năng: dùng để tính lại số dư đầu mỗi kỳ của các tài khoản tiền có sử dụng chức năng kiểm tra, cảnh báo khi chi vượt quá số dư tài khoản (xem thêm phần “Khai báo các tham số tuỳ chọn”). Chức năng này là tuỳ chọn chứ không bắt buộc. Việc tính toán lại số dư sẽ giúp chương trình xử lý nhanh hơn khi lưu các phiếu (phiếu chi, phiếu báo nợ) có cảnh báo số dư.

Chức năng kiểm tra chi vượt quá số tiền tại quỹ chỉ sử dụng ở phân hệ phiếu chi và giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

Khai báo ở menu hệ thống/Khai báo các tham số tự chọn:

-          Số thứ tự 087 – Chi vượt quá số tiền tại quỹ (0 – Không kiểm tra, 1 – Cảnh báo. 2 – Không cho lưu)

-          Số thứ tự 088 – Tài khoản tiền tại quỹ : tham số này chỉ khai báo 1 tài khoản, hoặc khai báo tài khoản tổng hợp

Ví dụ:

Muốn khai báo kiểm tra chi vượt quá tiền mặt gởi ngân hàng thì khai báo là tk 1112

Muốn khai báo kiểm tra chi vượt quá số tiền tại quỹ và tiền mặt gởi ngân hàng thì khai báo là tài khoản: 11

3.5.                       Báo cáo

3.5.1.        Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trong Fast Accounting có các báo cáo sau về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

1.       Sổ quỹ

2.       Sổ quỹ (in từng ngày)

3.       Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

4.       Sổ tiền gửi ngân hàng

5.       Sổ chi tiết của một tài khoản

6.       Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

7.       Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

8.       Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản

9.       Báo cáo số dư tại quỹ và tại các ngân hàng

10.    Báo cáo lưu chuyển tiền tệ  (phương pháp trực tiếp)

11.    Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phương pháp gián tiếp)

12.    Sổ nhật ký thu tiền

13.    Sổ nhật ký chi tiền

14.    Bảng kê chứng từ

15.    Bảng kê chứng từ theo khách hàng, vụ việc và tài khoản đối ứng

16.    Tổng hợp phát sinh theo khách hàng, vụ việc và tài khoản đối ứng.

17.    Bảng kê số dư tài khoản tức thời

3.5.2.        Báo cáo tiền vay

Trong Fast Accounting có các báo cáo sau về tiền vay:

1.       Bảng kê các khế ước vay

2.       Bảng kê tính lãi chi tiết theo khế ước

3.       Báo cáo chi tiết tình hình tiền vay

4.       Báo cáo tổng hợp tình hình tiền vay

5.       Tổng hợp các khế ước đến và quá hạn

6.       Sổ chi tiết tiền vay.

Lưu ý: Đối với các khế ước đầu kỳ thì chương trình chỉ tính lãi vay từ thời điểm sử dụng chương trình.

  TRUNG TÂM DẠY THỰC HÀNH KẾ TOÁN TẠI HÀ NỘI

ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC HÀNH CẤP TỐC

Mr Thật: 0989.233.284 - 0916.359.238

http://dayhocketoan.com/