Tự học PM Fast - Hệ thống

 HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH CẤP TỐC TẠI HÀ NỘI

Phân hệ hệ thống:

1. Giới thiệu chung

Chức năng của phân hệ hệ thống

Phân hệ hệ thống có các chức năng sau:

-          Khai báo các danh mục từ điển và các tham số tùy chọn

-          Quản lý và bảo trì số liệu

-          Quản lý người sử dụng                          

-          Trợ giúp.

Hệ thống menu của phân hệ hệ thống

Các menu chính của phân hệ hệ thống gồm có:

1.       Danh mục từ điển và tham số tùy chọn

2.       In danh mục từ điển và tham số tùy chọn

3.       Quản lý và bảo trì số liệu

4.       Quản lý người sử dụng

5.       Trợ giúp

6.       Kết thúc

1.1.              Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn

Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ hệ thống

1.       Danh mục quyển chứng từ

2.       Phân quyền quyển chứng từ

3.       Danh mục tiền tệ

4.       Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ

5.       Danh mục đơn vị cơ sở

6.       Danh mục bộ phận hạch toán

7.       Danh mục nhân viên

Ngoài ra trong phân hệ này có các khai báo sau:

-          Khai báo màn hình nhập chứng từ

-          Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

-          Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên

-          Khai báo các trường trong danh mục tìm kiếm

-          Khai báo trạng thái chứng từ

-          Khai báo mã giao dịch nhập liệu

-          Khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho

-          Khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ

-          Khai báo các tham số tuỳ chọn

1.1.1.         Danh mục buy chứng từ

Chức năng

Danh mục quyển chứng từ dùng trong việc đánh số chứng từ tự động.

Trong quyển chứng từ có thể được dùng ở nhiều màn hình nhập liệu khác nhau, hoặc ngược lại, một màn hình có thể sử dụng nhiều quyển chứng từ.

Mỗi khi mở một quyển chứng từ mới ta phải khai báo thêm một quyển chứng từ trong danh mục.

Ví dụ: nếu như phiếu thu được đánh số theo tháng thì mỗi tháng ta mở một quyển, chẳng hạn: PT0106, PT0206…

Các thông tin về quyển chứng từ

Thông tin về danh mục quyển chứng từ gồm có:

-          Mã sổ sách. mã sổ sách thể hiện của từng loại phiếu trong màn hình nhập chứng từ.

-          Tên sổ sách

-          Tên 2 (tiếng Anh)

-          Số seri (thường sử dụng trong trường hợp hóa đơn bán hàng)

-          Từ số … đến số: giới hạn số chứng từ trong quyển

-          Số chứng từ hiện thời: chứng từ đã được đánh đến số, sử dụng đến chứng từ số

-          Danh sách mã chứng từ: danh sách các màn hình chứng từ có sử dụng quyển sổ này.

-          Biểu thức tiếp đầu ngữ

-          Biểu thức tiếp vĩ ngữ

-          Biểu thức định dạng

-          Ngày mở sổ

-          Trạng thái: 0 – đóng, 1 – đang sử dụng.

1.1.2          Phân quyền quyển chứng từ

Chức năng

Dùng phân quyền các user dùng quyền chứng từ. Hỗ trợ phần in hoá đơn in sẵn, hoá đơn tự in trong phần mềm

Thông tin về phân quyền quyển chứng từ

Kích chọn quyển chứng từ được phép sử dụng

1.1.3         Danh mục tiền tệ

Chức năng

Danh mục ngoại tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp.

Thông tin về các loại ngoại tệ

Thông tin về danh mục tiền tệ gồm có:

-          Mã tiền tệ

-          Tên tiền tệ

-          Tên tiền tệ 2: khai báo tên tiếng anh

-          Cách quy đổi nguyên tệ ra đồng tiền hạch toán 1 – Nhân với tỷ giá, 2 – Chia cho tỷ giá. Nhân tỷ giá dùng cho những ngoại tệ mạnh hơn đồng tiền  hạch toán, còn chia tỷ giá dùng cho những ngoại tệ yếu hơn đồng tiền hạch toán (VD: đối với đồng tiền hạch toán là USD, thanh toán bằng tiền VND thì khai báo là chia cho tỷ giá)

Cách đọc số chữ đã được khai báo theo từng mã ngoại tệ. Khai báo cách đọc trước số nguyên, cách đọc dấu phẩy, đọc sau dấu phẩy và sau cùng đọc như thế nào

Hướng dẫn khai báo thông tin “Loại tỷ giá so với đồng tiền hạch toán”:

Trường hợp đồng tiền hạch toán đăng ký là “VND”: chọn “1 – Nhân” cho tất cả các mã ngoại tệ.

Trường hợp đồng tiền hạch toán đăng ký khác “VND”: mã ngoại tệ nào có tỷ giá qui đổi rất nhỏ so với đồng tiền hạch toán thì chọn “2 – Nghịch đảo”, ngược lại chọn “1 – Nhân”.

Ví dụ: 1 công ty đăng ký đồng tiền hạch toán là USD, danh mục tiền tệ gồm có: VND, USD, EUR. Khi đó khai báo chọn “2 – Nghịch đảo”  đối với mã VND, còn các mã USD, EUR thì chọn “1 – Nhân”.

1.1.4.         Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Chức năng

Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch toán.

Thông tin về tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Thông tin về danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ gồm có:

-          Mã tiền tệ : Mã ngoại tệ khai báo

-          Ngày tỷ giá: Là ngày cập nhật tỷ giá thể hiện ở màn hình nhập liệu.

-          Tỷ giá quy đổi: Khai báo tỷ giá chương trình tự động cập nhật khi ở màn hình nhập liệu.

1.1.5         Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng

Danh mục đơn vị cơ sở dùng để quản lý các đơn vị hạch toán độc lập trong một doanh nghiệp (thường là các tổng công ty) có nhiều đơn vị hạch toán.

Thông thường các đơn vị hạch toán này nằm ở các vị trị địa lý khác nhau và được cài chương trình riêng để nhập liệu và số liệu được chuyển về công ty mẹ để tổng hợp số liệu toàn công ty.

Khi nhập liệu ta phải chọn làm việc với đơn vị cơ sở nào và chương trình sẽ lưu tên của đơn vị cơ sở này vào 1 trường riêng trong các bản ghi trong cơ sở dữ liệu

Khi lên báo cáo chương trình cho phép lên báo cáo cho một đơn vị cụ thể hoặc cho tất cả các đơn vị (toàn doanh nghiệp).

Thông tin về danh mục đơn vị cơ sở

Thông tin về đơn vị cơ sở gồm có:

-          Mã đơn vị cơ sở

-          Tên đơn vị cơ sở

-          Tên 2:  (khai báo tên tiếng Anh)

1.1.6.          Danh mục bộ phận hạch toán

Chức năng

Danh mục bộ phận hạch toán dùng để phục vụ nhu cầu hạch toán theo từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Danh mục bộ phận hạch toán thường được dùng trong Fast Accounting cho việc tính giá thành sản phẩm.

Ví dụ về các bộ phận hạch toán có thể là các phòng ban, các phân xưởng, các cửa hàng…

Thông tin về bộ phận hạch toán

Thông tin về bộ phận hạch toán gồm có:

-          Mã bộ phận hạch toán

-          Tên bộ phận hạch toán

-          Tên 2: Khai báo tên  tiếng Anh

1.1.7         Danh mục nhân viên

Chức năng

Danh mục nhân viên dùng để phục vụ nhu cầu tập hợp các phát sinh đến từng nhân viên trong công ty.

Ví dụ doanh nghiệp có thể có nhu cầu theo dõi hạch toán chi phí hoặc thu tiền bán hàng đến từng nhân viên.

Thông tin về nhân viên

Thông tin về nhân viên gồm có:

-          Mã nhân viên

-          Mã tra cứu

-          Tên nhân viên

-          Tên 2

-          Mã bộ phận

-          Địa chỉ

-          Số điện thoại

-          Số fax

-          E-mail

-          Tỉnh thành

-          Ghi chú

Thông tin  trường tự do.

1.1.8.         Khai báo các màn hình nhập chứng từ

Chức năng

Khai báo các màn hình cập nhật chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ.

Thông tin về danh mục các màn hình cập nhật chứng từ

Mã chứng từ

Mã chứng từ do Fast Accounting quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa.

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên chứng từ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được Fast Accounting khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được Fast Accounting khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Mã chứng từ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì Fast Accounting tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Số chứng từ hiện thời

Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này.

Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số cho chứng từ mới.

Số chứng từ hiện thời được chương trình tự động cập nhật lại mỗi khi một chứng từ mới được cập nhật.

Cho phép trùng số chứng từ

Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số chứng từ đối với các chứng từ khác nhau trong cùng một năm.

Mã chứng từ khi in

Trường này khai báo mã chứng từ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.

Ví dụ đối với phiếu thu tiền mặt ta khai báo mã chứng từ khi in là PT thì khi in các báo cáo thì chương trình sẽ tự động gán mã PT kèm theo số chứng từ của phiếu thu.

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có stt lớn hơn.

Tiêu đề chứng từ khi in

Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại tiêu đề khi in chứng từ.

Tiêu đề 2

Tiêu đề ngầm định khi in chứng từ bằng tiếng Anh.

Số liên khi in

Trường này khai báo số liên chứng từ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại số liên cần in ra khi in chứng từ.

Số dòng in ngầm định

Khai báo số dòng chi tiết khi in chứng từ trên máy. Ví dụ, đối với phiếu chi là 15 dòng, phiếu nhập xuất kho là 20 dòng.

Lọc theo người sử dụng

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc chứng từ theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật chứng từ.

Việc lọc chứng từ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phòng kế toán lớn, có nhiều kế toán viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật chứng từ.

Số lượng chứng từ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập chứng từ

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu chứng từ được cập nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật chứng từ.

Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc chứng từ nào cả.

Ngoại tệ ngầm định

Trong trường hợp màn hình nhập chứng từ mà các chứng từ thường có cùng một đồng tiền giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập chứng từ.

Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh mục các loại tiền.

Mã giao dịch ngầm định

Khai báo mã giao dịch ngầm định khi vào mới chứng từ.

Xử lý ngầm định khi lưu chứng từ

Thông tin này cho phép lựa chọn xử lý ngầm định khi lưu của từng màn hình cập nhật chứng từ. Thường thì có các phương án xử lý, tùy vào từng màn hình cập nhật chứng từ:

- Chưa ghi vào sổ - chỉ mới lập chứng từ, chương trình chưa lưu vào thẻ kho hoặc sổ cái.

- Ghi vào sổ kho – Chuyển số liệu cập nhật vào thẻ kho (đối với các chứng từ nhập xuất) nhưng chưa chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái)

- Ghi vào sổ cái – Chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho (đối với chứng từ nhập xuất)

- Chưa ghi vào sổ cái – Chưa chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho.d

Thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép sửa lại trực tiếp phương án xử lý khi lưu chứng từ.

Tk thuế ngầm định

Thông tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu các chứng từ có liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào, ví dụ: phiếu chi, phiếu nhập mua hàng.

Sử dụng ngày lập chứng từ

Thông tin này cho phép sửa hay không sửa trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày lập chứng từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch toán.

Sử dụng tên người giao dịch

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ. Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu...

Sử dụng trường mã vụ việc

Có/không sử dụng mã vụ việc khi cập nhật chứng từ.

Sử dụng bộ phận bán hàng

Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng: hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại…

Các tùy chọn của trường tự do

-          Sử dụng: có/không sử dụng trường tự do

-          Thứ tự: thứ tự sắp xếp trên màn hình nhập liệu

-          Tên: tên của trường tự do

-          Tên tiếng Anh: tên tiếng anh khi sử dụng giao diện tiếng anh.

-          Chiều rộng: độ rộng của trường trên màn hình hiện thị.

-          Tự động mang xuống: tự động mang mã của dòng hiện thời khi nhập thêm 1 dòng mới

-          Nhóm khi lưu vào sổ cái: khi lưu vào sổ cái thì nhóm lại theo mã hoặc lưu chi tiết từng dòng.

1.1.9.        Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

Chức năng

Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính.

Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 1.1 và kết thúc vào ngày 31.12.

Tuy nhiên ngày bắt đầu của năm tài chính có thể bắt đầu bằng bất kỳ ngày nào trong năm.

1.1.10.        Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên

Chức năng

Khi ta bắt đầu nhập liệu vào phần mềm Fast Accounting ta phải khai báo cho chương trình biết là  ngày đầu tiên của số liệu ta nhập vào bắt đầu từ ngày nào.

1.1.11.       Khai báo các trường trong danh mục tìm kiếm

Chức năng

Các thông tin liên quan đến danh mục thì bao gồm rất nhiều thông tin, tùy yêu cầu của người sử dụng mà Fast Accounting cho phép khai báo các trường thông tin tùy chọn trong các danh mục khi hiện ra trong lúc cập nhật chứng từ.

Khai báo các thông tin tùy chọn cho các danh mục

Stt

Số thứ tự của danh mục

Danh mục

Mã danh mục, do chương trình quy định.

Tên danh mục

Tên của danh mục

Trường hiện

Các trường thông tin liên quan đến danh mục cần hiện ra khi cập nhật chứng từ

Trường 2

Các trường trong giao diện tiếng anh

Tiêu đề

Tiêu đề màn hình browse của danh mục trong khi nhập liệu

Tiêu đề 2

Tiêu đề tương ứng trong giao diện tiếng anh

Tiêu đề cập nhật

Tiêu đề màn hình browse của danh mục trong điều kiện lọc lên báo cáo

Tiêu đề cập nhật 2

Tiêu đề tương ứng trong giao diện tiếng anh

Kiểu tìm khi nhập liệu

Tìm theo mã của từng danh mục hay theo mã và tên

Tìm mã gần nhất

0 – Không, 1 – Có.

Cho phép trong quá trình nhập liệu tại các trường danh mục khi gõ 1 vài ký tự đầu thì tự động hiện ra các ký tự tiếp theo có mã gần với các ký tự gõ vào nhất.

1.1.12.         Khai báo trạng thái của chứng từ

Cho phép khai báo sử dụng/không sử dụng các trạng thái của chứng từ.

1.1.13.          Khai báo mã giao dịch nhập liệu

Chức năng

Cho phép khai báo sử dụng/không sử dụng các mã giao dịch cho từng màn hình cập nhập số liệu. Việc này giúp cho người sử dụng ẩn bớt các mã giao dịch không cần sử dụng trong doanh nghiệp của mình, đỡ rối mắt và tránh nhập nhầm lẫn khi nhập liệu.

Mã giao dịch do chương trình cặt đặt sẵn và không thể thay đổi. Chỉ có thể khai báo là có/không sử dụng.

1.1.14       Khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho

Cho phép khai báo sử dụng/không sử dụng các phương pháp tính giá hàng tồn kho. Việc này giúp cho người sử dụng ẩn bớt các phương pháp tính giá không cần sử dụng trong doanh nghiệp của mình, đỡ rối mắt và tránh nhập nhầm lẫn khi nhập liệu.

Phương pháp tính giá hàng tồn kho do chương trình cặt đặt sẵn và không thể thay đổi. Chỉ có thể khai báo là có/không sử dụng.Có bốn phương pháp tính giá tồn kho:

1.       Trung bình tháng

2.       Đích danh

3.       Nhập trước xuất trước

4.       Trung bình di động

1.1.15 .         Khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ

Cho phép khai báo sử dụng/không sử dụng các phương pháp tính tỷ giá ghi sổ. Việc này giúp cho người sử dụng ẩn bớt các phương pháp tính tỷ giá ghi sổ không cần sử dụng trong doanh nghiệp của mình, đỡ rối mắt và tránh nhập nhầm lẫn khi nhập liệu.

Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ do chương trình cặt đặt sẵn và không thể thay đổi. Chỉ có thể khai báo là có/không sử dụng.

1.1.16.          Khai báo các tham số tuỳ chọn

Chức năng

Fast Accounting cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

Thông tin về các tham số tùy chọn

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây.

1.2.               Quản lý và bảo trì số liệu

Quản lý và bảo trì số liệu có các chức năng sau:

1.       Lưu trữ (backup) số liệu

2.       Khóa số liệu

3.       Sao chép số liệu ra

4.       Sao chép số liệu vào

5.       Bảo trì số liệu

6.       Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu

7.       Kiểm tra số liệu báo cáo sai lệch

8.       Nâng cấp chương trình

9.       Nhập danh mục và đầu kỳ từ Excel

10.   Nhập chứng từ từ Excel

11.   Xuất số liệu kế toán ra Excel

12.   Xuất số liệu nhập xuất kho ra Excel

13.   Xuất số liệu hóa đơn thuế đầu vào ra Excel

Xuất số liệu hóa đơn thuế đầu ra ra Excel

1.2.1.          Lưu trữ (backup) số liệu

Chức năng

Lưu trữ (backup) số liệu là vấn đề rất quan trọng. Số liệu có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị virus phá...

Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thoát khỏi chương trình nếu chưa lưu trữ thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ số liệu. Số liệu được lưu trữ dưới dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip với tên tệp là ngày lưu số liệu.

Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ trước đó bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vào các thư mục tương ứng.

Lưu ý là khi sao lưu số liệu nên sao lưu ra ổ cứng khác với ổ cứng lưu trữ số liệu làm việc để an toàn hơn trong trường hợp ổ cứng làm việc bị hỏng.

Cách tốt nhất để lưu trữ số liệu là dùng chế độ Mirror (gương) của hệ điều hành Window để sao lưu số liệu tức thời.

1.2.2          Khóa số liệu

Chức năng

Chức năng này dùng để khóa số liệu từ một ngày nào đó. Sau khi ta khóa số liệu thì số liệu trước ngày bị khóa sẽ không được sửa hoặc xóa.

Trong trường hợp cần phải sửa lại số liệu đã bị khóa ta phải khai báo ngày khóa số liệu nhỏ hơn ngày của số liệu cần phải sửa đổi.

Chương trình cho khóa số liệu chi tiết theo từng loại chứng từ. Có thể nhấn Ctrl+A, Ctrl+U, khoảng cách để chọn/huỷ chứng từ. Nhấn F3 để nhập ngày khoá sổ cho chứng từ

1.2.3          Sao chép số liệu ra

Chức năng

Chức năng sao chép số liệu ra có thể dùng để gửi số liệu cho đơn vị mẹ hoặc để lưu trữ (backup) số liệu.

Khi sao chép số liệu ra chương trình cho phép các khả năng sau:

-          Sao chép số liệu trong một khoảng thời gian nào đó: từ ngày… đến ngày…

-          Lựa chọn danh sách các đơn vị cơ sở có số liệu cần sao chép ra

-          Tên tệp sẽ lưu trữ số liệu sao chép ra.

-          Các dạng số liệu sẽ sao chép ra: danh mục, dữ liệu giao dịch, số dư và lũy kế.

1.2.4.          Sao chép số liệu vào

Chức năng

Số liệu được chép ra khi thể copy ngược lại vào chương trình.

Chức năng này được sử dụng, ví dụ, để sao chép số liệu được gửi từ các đơn vị cấp dưới vào trong chương trình tại đơn vị mẹ cấp trên.

Khi sao chép vào ta phải chỉ tên tệp mà số liệu được sao chép ra trước đó.

Chương trình có khai báo chức năng sao chép đè hay cộng dồn trong menu khai báo Hệ thống/ Khai báo các tham số tự chọn, số thứ tự 094 – Loại sao chép (copy) danh mục ( 1 – Copy đè, 2 – Cộng dồn).  Khi có chứng từ trùng Stt_rec thì chương trình sẽ bỏ qua sao chép những chứng từ của màn hình nhập liệu đó và thông báo những chứng từ có Stt_rec bị trùng nhau

1.2.5          Bảo trì số liệu

Chức năng bảo trì số liệu thực hiện các công việc sau:

1.       Xoá hẳn khỏi cơ sở dữ liệu các số liệu do người sử dụng xoá (Pack)

2.       Tạo lại các chỉ mục (Index) cho các tệp

3.       Xoá các bản ghi trắng, những bản ghi có Stt_rec trắng.

1.2.6.         Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu

Chức năng kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu thực hiện các công việc sau:

1.       Xoá các chứng từ có khi lên báo cáo nhưng không có trong chứng từ gốc

2.       Xoá các chứng từ có ở thông tin chi tiết nhưng không có ở thông tin chung và ngược lại

3.       Xoá các chứng từ nhập điều chuyển mà không có xuất điều chuyển. Đây là những trường hợp khi làm phiếu xuất điều chuyển kho, chương trình đã lưu chứng từ nhập điều chuyển rồi mà chưa kịp lưu chứng từ xuất điều chuyển thì gặp sự cố phần cứng như mất điện, rớt mạng, ..

4.       Xoá các chứng từ kết chuyển, phân bổ, chênh lệch tỷ giá cuối kỳ không hợp lệ

1.2.7.          Kiểm tra số liệu khi báo cáo sai lệch

Menu này dùng để kiểm tra trong các trường hợp báo cáo bị sai, lệch. Hiện tại chương trình kiểm tra các trường hợp sau:

1.       Bảng cân đối kế toán không cân

2.       Bảng cân đối phát sinh không cân

3.       Sổ cái khác với sổ kho

4.       Sổ cái khác với sổ thuế GTGT

5.       Chênh lệch NTXT với tồn kho

Trong mỗi trường hợp chương trình sẽ liệt kê những việc nào chương trình có thể kiểm tra (đánh dấu chọn) và những trường hợp nào người sử dụng phải tự kiểm tra.

Lưu ý: Chỉ tiêu “Kiểm tra định khoản của tài khoản vật tư khác với khai báo trong Danh mục vật tư” chỉ kiểm tra đối với những vật tư khai báo không cho sửa tài khoản kho và không phải kho đại lý (khi làm nhập xuất kho)

1.2.8         Nâng cấp chương trình

Chức năng

Chức năng này được sử dụng mỗi khi nhà cung cấp – Công ty FAST gửi đến cho doanh nghiệp các chương trình nâng cấp, sửa đổi theo yêu cầu đặc thù, sửa lỗi chương trình…

1.2.9.          Nhập danh mục và đầu kỳ từ Excel

Chức năng

Chức năng này được sử dụng trong trường hợp lần đầu khi bắt đầu sử dụng chương trình có nhu cầu tự động chuyển các dữ liệu liên quan đến danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp Excel vào chương trình.

Nhập đúng thông tin theo mẫu mà chương trình đã thể hiện nhấn vào nút mẫu để biết mẫu Excel của chứng từ đó. Lưu sao thư mục khác, nhập đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó nhấn lưu và đóng file Excel lại

Chọn đường dẫn tập tin file Excel cần nhập số liệu vào. Có thể nhấn vào nút … (3 chấm) để chọn file.

Để xem yêu cầu về cấu trúc tệp Excel chứa dữ liệu cần chép vào chương trình thì kích nút “Xem” hoặc tham khảo tệp Excel mẫu bằng cách kích nút “Mẫu”.

1.2.10.          Nhập chứng từ từ Excel

Chức năng

-Phím  F3

Chức năng khai báo giá trị mặc định cho các cột. Khai báo giá trị mặc định của 1 cột cho 1 dòng. Dòng ghi chú được bắt đầu bằng ký tự *

VD: Ma_kho = “KCC”

-Phím F4

Phải nhập đúng thông tin theo mẫu mà chương trình đã thể hiện nhấn vào nút mẫu để biết mẫu Excel của chứng từ đó. Lưu sao thư mục khác, nhập đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó nhấn lưu và đóng file Excel lại.

Chọn đường dẫn tập tin file Excel cần nhập số liệu vào. Có thể nhấn vào nút … (3 chấm) để chọn file.

 

1.2.11.      Xuất số liệu kế toán ra Excel

Đây là báo cáo lấy số liệu từ sổ cái, tương tự như bảng kê chứng từ nhưng có thể lấy lên tất cả các cột có trong file CT00.

Hướng dẫn sử dụng chung cho menu trên. Trên màn hình điều kiện lọc, nhấn F3 để khai báo những cột cần hiện thị và thứ tự cột hiện thị. Ý nghĩa của các cột

Khi nhấn F7 chương trình sẽ xuất Excel tất cả các cột có hiện thị trên màn hình Browse

1.2.12   Xuất số liệu nhập xuất kho ra Excel

Đây là báo cáo lấy số liệu từ thẻ kho, tương tự như các bảng kê chứng từ nhập xuất kho nhưng có thể lấy lên tất cả các cột có trong file CT70.

1.2.13.         Xuất số liệu hóa đơn thuế đầu vào ra Excel

Đây là báo cáo lấy số liệu từ bảng kê thuế đầu vào nhưng có thể lấy lên tất cả các cột có trong file CTGT30.

1.2.14       Xuất số liệu hóa đơn thuế đầu ra ra Excel

Đây là báo cáo lấy số liệu từ bảng kê thuế đầu ra nhưng có thể lấy lên tất cả các cột có trong file CTGT20.

1.3.                 Quản lý người sử dụng

Quản lý người sử dụng có các chức năng sau:

1.       Khai báo người sử dụng và phân quyền truy nhập

2.       Khai báo tham số tùy chọn theo người sử dụng

3.       Nhật ký người sử dụng

4.       Xem các máy đang sử dụng chương trình

Quản lý menu

1.3.1.        Khai báo người sử dụng và phân quyền truy nhập

Chức năng

Phần này dùng để khai báo những người sử dụng chương trình và phân quyền sử dụng chương trình cho từng người sử dụng.

Các khả năng của về phân quyền bao gồm:

-          Khai báo tên truy cập, tên đầy đủ, mật khẩu của người sử dụng chương trình.

-          Phân quyền cho từng người sử dụng đến từng chức năng (menu) của chương trình.

-          Đối với phần nhập liệu chương trình cho phép phân quyền được quyền tạo mới, sửa, xoá, xem các chứng từ, danh mục hay không

-           Khi khai báo là người quản lý thì không thực hiện phân quyền nữa vì đã có toàn quyền.

Ngoài ra, đối với các giao dịch, danh mục từ điển chương trình luôn lưu lại ngày, giờ và mã của người tạo ra giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng như ngày, giờ và mã của người thực hiện sửa chữa lần cuối cùng.

1.3.2          Khai báo tham số tùy chọn theo người sử dụng

Chức năng: Cho phép người sử dụng khai báo các tham số hệ thống riêng theo từng người sử dụng. Điều này rất tiện ích trong trường hợp có nhiều người cùng sử dụng chương trình.

Ví dụ:

1. Có người thích dùng giao diện tiếng Anh, người thì thích dùng giao diện tiếng Việt.

2. Hoặc là, người thì thích dùng giao diện menu 1 dùng thì thích dùng menu giao diện 2 thì chúng ta vào menu này để khai báo cho từng người sử dụng một.

Hoặc là, có 2 người cùng phải xuất dữ liệu ra chương trình Hỗ trợ kê khai thuế nhưng lại cài trên 2 thư mục khác nhau thì có thể sử dụng chức năng này. Bởi vì người thì báo cáo thuế đầu ra, người thì báo cáo thuế đầu vào

1.3.3.         Nhật ký người sử dụng

Chức năng

Chỉ có các thông tin đang nhập (login), đăng xuất (logout) và sử dụng những menu nào. Các phần khác được chuyển tra menu Hệ thống/Quản lý người sử dụng/Xem các máy đang sử dụng chương trình

Bổ sung chức năng đánh dấu và nhấn F8-Xoá

1.3.4         Xem các máy đang sử dụng chương trình

Menu này cho biết những ai đang sử dụng chương trình và đang sử dụng menu nào.

Chức năng này rất hữu dụng khi cần yêu cầu mọi người tắt máy để sao chép số liệu vào ra.

1.3.5        Quản lý menu

Chức năng

Chức năng này dùng để khai báo ẩn hiện các menu.

Đối với một doanh nghiệp cụ thể thì có thể không cần dùng hết tất các phần hành nghiệp vụ hoặc chức năng của chương trình.

Ta có thể dùng chức năng quản lý menu để khai báo ẩn các menu không cần dùng đến.

Chương trình cho phép khai báo hiện lại các menu đã khai báo ẩn trước đó

1.4.            Trợ giúp

Phần trợ giúp có các chức năng sau:

1.       Hướng dẫn sử dụng

2.       Quy định nội bộ

3.       Các văn bản tài chính kế toán, thuế

4.       Nhật ký chỉnh sửa

5.       Thuật ngữ kế toán

6.       Thư giãn

Giới thiệu chương trình

1.4.1         Hướng dẫn sử dụng

Chức năng

Phần này cung cấp toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình.

Để có hướng dẫn sử dụng chương trình người dùng chỉ việc bấm phím F1 và tìm đến mục tra cứu cần thiết để có hướng dẫn cụ thể.

1.4.2          Quy định nội bộ

Chức năng

Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật, lưu trữ các quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ của doanh nghiệp. Việc này giúp cho người sử dụng, đặc biệt là nhân viên mới có thể tra cứu dễ dàng và tiện lợi ngay trong chương trình về các quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ.

1.4.3.        Các văn bản tài chính kế toán, thuế

Chức năng

Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật, lưu trữ các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính do nhà nước ban hành. Chức năng này giúp cho người sử dụng khi cần là có thể tra cứu ngay được các quy định cần thiết của bộ tài chính

1.4.4.        Nhật ký chỉnh sửa

Chức năng này dùng để ghi lại những thông tin chỉnh sửa ở từng menu .Là thư mục lưu trữ cho các nhân viên mới vào tham khảo để biết thông tin đã chỉnh sửa. Các thông tin chỉnh sửa tùy theo kế toán đặc thù của từng doanh nghiệp

1.4.5.          Thuật ngữ kế toán

Chức năng

Chức năng này cung cấp các thuật ngữ và giải thích liên quan đến nghiệp vụ kế toán.

Người sử dụng có thể thêm bớt, sửa đổi theo nhu cầu

1.4.6.       Thư giãn

Chức năng

Chức năng cung cấp các truyện cười phục vụ thư giản, giải trí.

Người sử dụng có thể thêm bớt, sửa đổi theo nhu cầu.

  TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC HÀNH

Mr Thật: 0989.233.284 – 0916.359.238

http://dayhocketoan.com/