Tự học PM Fast - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

KHOÁ HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

1. Giới thiệu chung:

Các chức năng chính của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

-          Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.

-          Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá.

-          Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại.

-          Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán.

-          Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ.

-          Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.

-          Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng.

-          Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.

-          Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.

-          Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.

-          Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Hệ thống menu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Các menu chính của phân hệ kế toán công nợ phải thu:

1.     Cập nhật số liệu

2.     Số dư đầu kỳ

3.     Báo cáo bán hàng

4.     Báo cáo công nợ theo khách hàng

5.     Báo cáo công nợ theo hoá đơn

6.     Báo cáo về hợp đồng, đơn hàng

7.     Danh mục từ điển

8.     In các danh mục từ điển.

2. Khai báo các danh mục từ điển

 

1.     Danh mục khách hàng

2.     Danh mục phân nhóm khách hàng

3.     Danh mục nhân viên bán hàng

4.     Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu ra

5.     Danh mục thời hạn chiết khấu

6.     Danh mục giá bán (trong menu cập nhật số liệu).

2.1  Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu

Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388…).

Lưu ý: Các nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải trả (tk 331, 336 và 3388) cũng được quản lý chung trong danh mục khách hàng.

Các thông tin về khách hàng gồm có:

-         Mã khách

-         Mã tra cứu

-         Tên khách

-         Tên 2: tên tiếng Anh của khách hàng

-         Địa chỉ: địa chỉ của khách hàng

-         Đối tác

-         Mã số thuế GTGT

-         Tài khoản ngầm định: tài khoản công nợ ngầm định

-         Hạn thanh toán ngầm định

-         Nhóm khách 1

-         Nhóm khách 2

-         Nhóm khách 3

-         Số điện thoại

-         Số Fax

-         E-mail

-         TK ngân hàng: số tài khoản ngân hàng (dùng để in UNC trên máy và tham khảo)

-         Tên ngân hàng

-         Tỉnh thành

-         Ghi chú

-         Thông tin trường tự do

Để phân loại khách hàng có thể dùng danh mục phân nhóm các khách hàng. Fast Accounting có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm khách hàng. Ví dụ, người sử dụng có thể dùng trường thứ nhất để phân loại khách hàng theo vùng địa lý, trường thứ 2 để phân loại khách hàng theo khách đại lý và khách lẻ, trường thứ 3 để phân nhóm khách hàng theo mức độ ưu tiên đối với khách hàng./

Ở danh mục khách hàng khi khai báo thông tin thuế, chương trình có thêm chức năng kiểm tra 10 số đầu của mã số thuế. Khi nhập mã số thuế ở các màn hình nhập liệu chương trình cũng kiểm tra tính hợp lệ của nó. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu hệ thống/ khai báo các tham số tự chọn, dòng số thứ tự 085 – Kiểm tra mã số thuế ( 0 - Không, 1- Cảnh báo. 2 – Không cho lưu)

2.2.Danh mục phân nhóm khách hàng

Danh mục phân nhóm khách hàng được sử dụng để nhóm các khách hàng lại khi lên báo cáo.

Các thông tin về danh mục phân nhóm khách hàng gồm có:

-         Kiểu phân nhóm

-         Mã nhóm khách hàng

-         Tên nhóm khách hàng

-         Tên 2: tiếng Anh nhóm khách hàng

2.2.1.  Danh mục nhân viên bán hàng

Danh mục nhân viên bán hàng dùng để quản lý các nhân viên và bộ phận bán hàng (kinh doanh). Có thể sử dụng danh mục này để quản lý các đại lý bán hàng.

Các thông tin về danh mục nhân viên bán hàng:

-         Mã nhân viên

-         Mã tra cứu

-         Tên nhân viên

-         Tên 2: tên tiếng Anh

2.2.2.  Danh mục thuế suất thuế GTGT

Các thông tin về danh mục thuế suất GTGT gồm có:

-         Mã thuế suất

-         Tên thuế suất

-         Tên 2: tên khai báo là tiếng Anh

-         Thuế suất

-         Tài khoản thuế GTGT đầu ra (tk 33311)

-         Tài khoản thuế GTGT đầu ra được giảm trừ (tk 33313).

-         Số thứ tự in (chương trình mặc định khai báo sẵn cột số thứ tự nhằm thể hiện theo đúng mẫu báo cáo khi in bảng kê thuế)

Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

2.2.3.  Danh mục thời hạn chiết khấu

Danh mục thời hạn chiết khấu chỉ được dùng trong các màn hình nhập liệu liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa nhằm phục vụ lên các báo cáo công nợ theo mẫu qui định, tạm thời không tham gia xử lý, tính toán.

Các thông tin về danh mục thời hạn chiết khấu gồm có:

-         Mã chiết khấu

-         Mã tra cứu

-         Tên chiết khấu

-         Tên 2

-         Hạn thanh toán: trường dự phòng

-         Thanh toán trong vòng: trường dự phòng

-         Tỷ lệ chiết khấu: trường dự phòng

-         Stt sắp xếp

-         Ghi chú

-         Các thông tin tự do

2.2.4.  Danh mục giá bán

Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:

-         Mã vật tư

-         Ngày bắt đầu có hiệu lực

-         Giá bán VND

-         Giá bán ngoại tệ

Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.

Người sử dụng có/không sử dụng cập nhật danh mục giá bán , được khai báo ở menu hệ thống/khai báo tham số tự chọn

Trong trường hợp người sử dụng có hệ thống giá bán đặc thù thì phải báo cho Công ty Fast để thực hiện sửa đổi chương trình đáp ứng yêu cầu này.

2.3.         Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau

2.3.1.  Tính lại tổng số tiền đã thu trên hóa đơn

Chức năng này giúp người sử dụng cập nhật lại số tiền đã thu theo từng hóa đơn đã được thanh toán

2.3.2.  Tính lại số dư khách hàng tức thời

Chức năng này giúp người sử dụng cập nhật tính lại số dư tức thời của từng khách hàng hoặc tất cả khách hàng.

Được thể hiện ở các màn hình nhập liệu của phân hệ bán hàng

Trong một số trường hợp nếu số dư bị sai thì có thể chạy menu Bán hàng/Cập nhật số liệu/Tính lại số dư khách hàng tức thời để tính lại số dư khách hàng.

Hiện tại chương trình đang tính số dư bằng cách lấy nợ trừ có, không phân biệt khách hàng phải thu hay phải trả, tức là không phụ thuộc tài khoản công nợ của khách hàng.

2.3.4.  Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các hóa đơn

Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và khách hàng bên phân hệ kế toán tổng hợp thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện nhằm điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý: việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào cuối kỳ.

2.3.5.  Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ

Số dư đầu kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Lưu ý: đối với công nợ ngoại tệ thì khi cập nhập phải nhập cả tiền VNĐ được qui đổi.

Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ.

2.3.6.  Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn

Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”.

2.3.7.  Vào số dư đầu kỳ của các hợp đồng

Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hợp đồng thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hợp đồng đó.

2.3.8.  Kết chuyển số dư các hợp đồng sang năm sau

Số dư hợp đồng được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết chuyển số dư các hợp đồng sang năm sau”.

2.3.9.  Điều chỉnh công nợ phải thu theo hóa đơn

Chức năng

Dùng để điều chỉnh lại số tiền hóa đơn  đã thu, nay làm  điều chỉnh lại số tiền khác

Các thông tin khai báo gồm có:

-         Mã đơn vị cơ sở

-         Mã khách

-         Địa chỉ

-         Lý do điều chỉnh

-         Tài khoản nợ

-         Tài khoản có

-         Số chứng từ

-         Ngày chứng từ

-         Ngoại tệ

-         Số tiền VND

Lưu ý: chương trình chỉ thể hiện số tiền đã sửa lại khi người sử dụng phải thực hiện chức năng phân bổ rồi mới vào xem báo cáo công nợ theo hóa đơn.

2.4.         Cập nhật số liệu

2.4.1.  Phân loại các chứng từ đầu vào

Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu có các loại chứng từ đầu vào sau:

1.     Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn này lại chia thành 2 loại: hóa đơn bán hàng cho khách và hóa đơn bán hàng nội bộ. Chứng từ này không chỉ cập nhật doanh số bán hàng mà còn đồng thời giảm trừ cả hàng tồn kho.

2.     Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

3.     Hóa đơn dịch vụ

4.     Hóa đơn giảm giá

5.     Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại

6.     Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ.

7.     Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 khách hàng và/hoặc nhà cung cấp.

8.     Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn

9.     Cập nhật hợp đồng, đơn hàng bán

2.4.2.  Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

2.4.2.1.      Các thông tin của hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Màn hình nhập liệu:

Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có các thông tin sau.

Phần thông tin chung về chứng từ:

-         Loại hóa đơn: 1 - Xuất bán cho khách hàng, 2 - Xuất bán nội bộ

-         Mã khách hàng

-         Tên khách hàng

-         Địa chỉ

-  Số dư: thể hiện khi nhập liệu xong nhấn nút lưu , chương trình sẽ thể hiện số dư của khách hàng đó

Hiện tại chương trình đang tính số dư bằng cách lấy nợ trừ có, không phân biệt khách hàng phải thu hay phải trả, tức là không phụ thuộc tài khoản công nợ của khách hàng.

Trong một số trường hợp nếu số dư bị lệch thì có thể chạy menu Bán hàng/Cập nhật số liệu/Tính lại số dư khách hàng tức thời để tính lại số dư khách hàng

-         Người mua hàng

-         Mã số thuế

-         Diễn giải

-         Mã nx (tk nợ)

-         Nhân viên bán hàng

-         Ngày hạch toán

-         Ngày lập chứng từ

-         Quyển số

-         Số seri

-         Số hóa đơn

-         Mã ngoại tệ

-         Tỷ giá

-         Nút “Chọn hđb”.

Phần chi tiết các mặt hàng:

-                        Stt: chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Người sử dụng có/không sử dụng ở cột này được khai báo ở menu Hệ thống/Khai báo các màn hình nhập chứng từ/các tùy chọn của trường tự do/ ở dòng stt check hoặc không check sử dụng.

-         Mã hàng

-         Tên hàng

-         Đơn vị tính

-         Khuyến mãi: khi xuất hàng bán có khuyến mãi cho khách hàng

Có/không sử dụng ở trường này, được khai báo ở menu hệ thống/khai báo các tham số tự chọn, ở tab công nợ phải thu, dòng Stt 083-Khuyến mãi khi xuất hóa đơn bán hàng (0 – Không, 1 – Có)

-         Mã kho

-         Mã vụ việc

-         Tồn kho: số lượng tồn kho hiện thời

-         Số lượng xuất

-         Đơn giá bán theo đồng tiền giao dịch

-         Thành tiền theo đồng tiền giao dịch

-         Đơn giá bán theo đồng tiền hạch toán

-         Thành tiền theo đồng tiền hạch toán

-         Tỷ lệ chiết khấu

-         Giá trị chiết khấu theo đồng tiền giao dịch

-         Giá trị chiết khấu theo đồng tiền hạch toán

-         Tài khoản doanh thu

-         Tài khoản hàng tồn kho

-         Tài khoản giá vốn

-         Tài khoản chiết khấu

-         Tài khoản chi phí khuyến mãi

-         Các mã của các trường tự do.

Phần nhập thuế và tính tổng của hoá đơn

-         Số lượng: tổng số lượng hàng xuất bán

-         Tổng tiền hàng

-         Mã thuế suất GTGT

-         Thuế suất GTGT

-         Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra

-         Tài khoản đối ứng với tài khoản thuế

-         Cục thuế

-         Nhóm hàng

-         Ghi chú

-         Tiền chiết khấu

-         Tiền sau chiết khấu

-         Tiền thuế GTGT hàng bán ra

-         Tổng thanh toán

-         Hạn thanh toán

-         Hạn chiết khấu

-         Trạng thái: Chưa ghi vào sổ; Ghi vào sổ kho; Ghi vào sổ cái

-         Nút ‘Thông tin’ : xem số lượng hàng bán và tổng tiền

+  Các lưu ý khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần lưu ý các vấn đề sau:

-         Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn).

-         Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản chiết khấu, tài khoản thuế thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.

-         Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế, khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế.

-         Chương trình khai báo có hoặc không sử dụng chức năng kiểm tra mã số thuế hoặc cảnh báo khi nhập mã số thuế sai. Được sử dụng ở menu hệ thống/Khai báo các tham số tự chọn dòng Stt 085-Kiểm tra mã số thuế (0-Không, 1-Cảnh báo, 2-Không cho lưu).

-         Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế (ví dụ như cá nhân, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài…), để tránh việc chương trình luôn hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế ta nên khai báo trong danh mục khách hàng:tại trường mã số thuế nhập một ký tự bất kỳ, ví dụ: ký tự " - ".

-         Giá bán của mặt hàng sẽ được hổ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán, nhưng khách hàng có thể thay đổi được. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Cho phép tuỳ chọn có/không cập nhật lại giá vào Danh mục giá bán. Menu Hệ thống/Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn/Khai báo cáo tham số tuỳ chọn, Tab C.nợ phải thu, Stt 098-  Cập nhật giá bán vào danh mục giá bán (1 - Có, 0 - Không)

-         Chương trình cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. Để thực hiện các việc này chỉ việc đánh dấu vào các nút tương ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế.

-         Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng.

-         Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.

-         Chương trình cho phép dùng phím F5 để xem các phiếu nhập kho cho mặt hàng ở dòng chi tiết hiện thời.

-         Chương trình cho phép lấy số liệu từ phần cập nhật hợp đồng bán bằng cách “Chọn hđb”, có thể điều chỉnh lại số liệu tuỳ ý.

-         Chương trình cho phép có hoặc không sử dụng trường khuyến mãi và hạch toán thuế khuyến mãi được sử khai báo ở menu hệ thống/khai báo các tham số tự chọn, tab công nợ phải thu dòng số thứ tự 083 và 084

2.4.2.2.  Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại

Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng thì số liệu được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại". Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.

Lúc này, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, trường ghi chú sẽ ghi số hóa đơn của phiếu xuất bán số hàng đó. Thông tin của trường ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.

Lưu ý:

Phiếu nhập hàng bán bị trả lại luôn luôn không cập nhật giá vào danh mục giá bán

Nếu doanh nghiệp có theo dõi thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn, chứng từ này được dùng để điều chỉnh số tiền còn phải thu của các hóa đơn bán hàng đã xuất ra khi lên các báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn”.

2.4.3.  Cập nhật hóa đơn dịch vụ

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản doanh thu.

Dưới đây trình bày một lưu ý quan trọng liên quan đến việc nhập thuế GTGT đầu ra trường hợp doanh thu của các công trình xây lắp được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau.

Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế, thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 7% thuế GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 3% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 7% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 3%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 3% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 7% và 1 dòng thuế suất 3% và doanh thu chịu thuế trên dòng7% sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

2.4.4.  Cập nhật hóa đơn giảm giá

Hóa đơn giảm giá cho khách hàng được cập nhật tại menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn giảm giá”.

Trường hợp hóa đơn xuất cho khách hàng ghi số tiền lớn hơn số tiền hàng hóa, dịch vụ thực giao và đơn vị mua hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh thì chứng từ này cũng được cập nhật tại menu này.

Liên quan đến thuế GTGT đầu ra (nếu có) thì trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn do đơn vị giảm giá xuất ra, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà đơn vị đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

2.4.6.  Cập nhật phiếu nhập dịch vụ bị trả lại

Dịch vụ đã bán bị trả lại được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại".

Liên quan đến thuế GTGT đầu ra thì chương trình cũng xử lý tương tự như phiếu “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”.

2.4.7.  Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ

Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:

-          Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải thu khác ngoài việc bán hàng hóa, dịch vụ thông thường (sử dụng loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).

-          Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa nợ cho khách hàng (sử dụng loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn).

-          Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng và công nợ bán hàng phải thu của khách hàng.

-          Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng.

-          Các trường hợp điều chỉnh khác…

Lưu ý:

1.     Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải thu nên khi nhập liệu phải chú ý các tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp.

Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng và công nợ phải thu thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ trung gian – tạm ứng trước tiền hàng, tài khoản ghi có là tài khoản công nợ phải thu về bán hàng, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo tỷ giá của phiếu thu (hoặc giấy báo có) được ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng.

2.4.8.  Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ

Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ 2 khách hàng hoặc giữa 1 khách hàng và 1 nhà cung cấp.

Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ

2.4.9.  Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn

-          Khi phân bổ theo hóa đơn có nhiều cách phân bổ chương trình sẽ lấy số liệu ở màn hình nhập liệu theo phiếu kế toán, phiếu thu, giấy báo có (thu) của ngân hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại vẫn có thể  phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn.

-          Chương trình cho phép lấy những chứng từ nhập từ phiếu kế toán có định khoản có 131 (thanh toán tiền hàng) lên để phân bổ cho các hoá đơn bán hàng

-          Nếu nhập các hoá đơn giảm trừ của phân hệ bán hàng (nợ 131) mà muốn theo dõi công nợ theo hoá đơn thì phải nhập các thông tin về số hoá đơn, ngày hoá đơn bên Tab hạch toán thì chương trình sẽ lưu vào file CTTT20 để theo dõi thanh toán theo hoá đơn. Khi đó sẽ có thể sử dụng chức năng phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn.

-          Chương trình cho phép tuỳ chọn có/không phân bổ theo mã đơn vị cơ sở.Menu Hệ thống/Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn/Khai báo cáo tham số tuỳ chọn, Tab C.nợ phải thu, Stt 100 -  Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn theo mã đvcs (1 - Có, 0 – Không )

Lưu ý : khi phân bổ ở phiếu thu mã giao dịch số 3 - thu tiền với nhiều khách hàng

Bán hàng có 3 chứng từ với 3 khách hàng khác nhau. Vào phiếu thu tiền thực hiện mã giao dịch số 3 thu theo nhiều khách hàng. Vào lại bút toán phân bổ theo hóa đơn nếu lọc theo ngày thì chương trình sẽ lọc đúng theo phiếu thu đó ứng với nhiều mã khách, nếu lọc theo mã khách chương trình chỉ lấy theo phiếu thu đứng với mã khách đó để phân bổ.

2.4.11.  Cập nhật hợp đồng, đơn hàng bán

Việc cập nhật hợp đồng, đơn hàng được thực hiện giống như việc cập nhật hóa đơn bán hàng.

Ngoài các thông tin về giống như trên hóa đơn bán hàng trên hợp đồng còn có thêm các thông tin như:

-          Thời hạn giao hàng hàng

Số hợp đồng mẹ…

Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng như hoá đơn hàng hàng, chi phí bán hàng, thu tiền bán hàng… ta phải chỉ rõ số hợp đồng, đơn hàng liên quan đến các phát sinh đó.

Việc khai báo thêm trường số hợp đồng để cập nhật trên các màn hình cập nhật chứng từ thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.

2.5.         Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng

2.5.1.  Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất

Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng, chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.Người sử dụng có/không sủ dụng cập nhật giá bán được khai báo ở menu hệ thống/khai báo các tham số tự chọn, ở tab công nợ phải thu, dòng số thứ tự 096 – cập nhật giá bán vào danh mục giá bán ( 0-Không, 1-Có).

Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

2.5.2.  Theo dõi chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.

Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.

2.5.3.  Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng

Fast Accounting cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào.

2.5.4.  Cập nhật giá vốn hàng bán

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình cho phép chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng, trung bình di động hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất bán.

2.1.5.  Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp xuất hàng cho khách trong kỳ nhưng xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Lúc này, khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn ta làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (xem khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty, sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.

2.5.6.  Theo dõi việc thu tiền bán hàng

2.5.6.1.      Bán hàng thu tiền ngay

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hoá đơn bán hàng và phiếu thu.

Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở chương 1 "Giới thiệu chung" mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Fast Accounting".

2.5.6.2.      Thu tiền bán hàng

Phiếu thu tiền bán hàng (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngân hàng) của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”.

2.5.6.3.      Tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng

Trường hợp tạm ứng trước tiền của khách hàng thì ta cũng nhập như một phiếu thu bình thường ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”.

Trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì phải hạch toán tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng của khách và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng của khách với tài khoản công nợ phải thu về bán hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.

2.6.         Theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Dưới đây sẽ trình bày các lưu ý liên quan đến vấn đề này.

2.6.1.  Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn

-          Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

-          Để chỉ rõ hạn thu tiền cho các hóa đơn, khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thanh toán, ngày này được tính kể từ ngày lập hoá đơn. Ta có thể khai báo hạn thanh toán ngầm định cho từng khách hàng trong danh mục khách hàng. Chương trình sẽ hỗ trợ tự đông mang ra khi lập hóa đơn. Có thể sửa đổi hạn thanh toán ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.

-          Đối với mỗi hoá đơn chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không phải gõ thời hạn thanh toán.

2.6.2.  Cập nhật thu tiền bán hàng chi tiết theo hóa đơn

-          Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

-          Khi nhập phiếu thu tiền của khách hàng ta có thể chỉ rõ cho từng hóa đơn, sử dụng loại phiếu thu mã giao dịch 1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn.

-          Trường hợp thu tiền chưa chỉ rõ được ngay hóa đơn nào, chương trình cho phép thực hiện  phân bổ số tiền thu được cho các hóa đơn ở menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”. Chương trình còn cho phép phân bổ ngay tại phiếu thu có trường loại phiếu thu 2 “2- thu của khách hàng” bằng cách kích vào nút số HĐ để phân bổ. 

-          Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Lưu ý:

-          Các trường hợp liên quan đến ngoại tệ như xử lý chênh lệch tỷ giá, tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ ngoại tệ xin được tham khảo ở mục tương ứng trong tài liệu hướng dẫn phân hệ kế toán vốn bằng tiền.

-          Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".

2.6.3.  Xử lý trường hợp tạm ứng trước tiền hàng của khách

-          Khi lập phiếu thu ta chọn loại phiếu thu bằng 7: “7 – Người mua trả tiền trước”.

-          Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán chung vào tài khoản công nợ phải thu của khách hàng thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta thực hiện phân bổ số tiền đã tạm ứng của khách cho hóa đơn xuất ra.

-          Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán vào một tài khoản riêng, ví dụ tài khoản công nợ ứng trước của khách hàng, thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta sử dụng “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” để hạch toán “Ghi nợ tài khoản công nợ ứng trước của khách hàng/Ghi có tài khoản công nợ phải thu”.

-          Trong trường hợp tiền ứng trước liên quan đến ngoại tệ và phải xử lý chênh lệch tỷ giá thì khi ứng trước phải hạch toán qua tài khoản công nợ ứng trước và tiếp theo xử lý số liệu như ở mục ngay trên.

2.6.4.  Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn

Dưới đây sẽ trình bày phương án xử lý các trường hợp đặc biệt liên quan đến theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn.

Khách hàng trả lại hàng

1.     Hàng bán bị trả lại được nhập ở “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”.

2.     Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn phiếu nhập hàng bán bị trả lại để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.

Điều chỉnh giảm giá theo hóa đơn giảm giá

1.     Điều chỉnh giảm giá hàng bán ra được cập nhật ở menu “Hóa đơn giảm giá”.

2.     Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn hóa đơn giảm giá để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.

Điều chỉnh giảm công nợ phải thu

Vì lý do nào đó ta thực hiện điều chỉnh giảm số tiền công nợ phải thu của hóa đơn, ví dụ xóa khoản công nợ nhỏ, thì cập nhật thông tin này ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”. Chọn loại chứng từ bằng 1: “2 – Ghi có chi tiết theo hóa đơn” để hạch toán giảm công nợ và chỉ rõ cho hóa đơn nào.

Điều chỉnh giảm công nợ phải thu bằng bù trừ công nợ

Trong trường hợp ta hạch toán giảm trừ công nợ thông qua “Bút toán bù trừ công nợ” hoặc một chứng từ nào đó mà không thể phân bổ trực tiếp được số tiền giảm trừ cho hóa đơn thì sau khi nhập số liệu hạch toán giảm công nợ và chuyển vào sổ cái thì ta vào menu “Điều chỉnh công nợ phải thu của hóa đơn” ta nhập số tiền giảm trừ. Số tiền điều chỉnh này sẽ không hạch toán vào sổ cái. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho hóa đơn” để phân bổ số tiền giảm trừ.

2.6.5.  Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn

Chương trình cho phép theo dõi các khoản phải thu chi tiết cho từng khoản giống như hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn việc cập nhật số liệu cho các trường hợp này.

Theo dõi các khoản tạm ứng

-          Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản/lần tạm ứng thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.

-          Khi thu lại tiền hoàn ứng thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi tạm ứng để chỉ rõ là thu tiền hoàn ứng của phiếu chi nào.

-          Hoặc khi làm thanh toán tạm ứng ta chọn nút “Số PC” để chọn phiếu chi liên quan đến thanh toán tạm ứng.

Theo dõi các khoản cho vay bằng tiền

-          Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản vay bằng tiền thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.

-          Khi nhận lại tiền trả vay ta chọn loại phiếu thu bằng 1 (“1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn”) thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi cho vay để ta chỉ rõ là thu tiền của phiếu chi nào.

Theo dõi các khoản công nợ phải thu khác không phải là tiền mặt

-          Khi nhập liệu chọn menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” và chọn loại chứng từ bằng 1 (“1 – Chứng từ ghi nợ”). Khi này chương trình sẽ xem khoản nợ này như là 1 hóa đơn bán hàng.

-          Việc xử lý số liệu tiếp theo sẽ giống như việc xử lý liên quan đến hóa đơn.

2.7.         Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá và dịch vụ bán ra

Liên quan đến theo dõi thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra xem chi tiết hướng dẫn sử dụng ở chương “Báo cáo thuế”.

Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế".

2.8.         Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu

2.8.1.  Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng gồm có:

1.     Bảng kê hoá đơn bán hàng

2.     Bảng kê hóa đơn bán hàng và dịch vụ

3.     Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại

4.     Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng

5.     Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng

6.     Bảng kê hoá đơn nhóm theo vụ việc

7.     Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán

8.     Bảng kê hoá đơn của một khách hàng theo mặt hàng

9.     Báo cáo tổng hợp bán hàng

10.                 Báo cáo tổng hợp hàng bán bị trả lại

11.                 Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, vụ việc, bộ phận, mã nhập xuất

12.                 Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu

13.                 Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán

14.                 Sổ chi tiết bán hàng

15.                 Danh mục giá bán

2.8.2.  Báo cáo công nợ theo khách hàng

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu theo khách hàng gồm có:

 

1.     Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

2.     Sổ đối chiếu công nợ

3.     Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng)

4.     Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng

5.     Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản

6.     Bảng cân đối số phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản

7.     Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

8.     Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ

9.     Sổ chi tiết của một tài khoản

10.                 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

11.                 Bảng kê chứng từ

12.                 Bảng kê chứng từ theo vụ việc, khách hàng và tài khoản đối ứng.

13.                 Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc, khách hàng và tài khoản đối ứng.

2.8.3.  Báo cáo công nợ theo hóa đơn

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu theo hóa đơn gồm có:

1.     Bảng kê hoá đơn bán hàng và dịch vụ

2.     Hỏi số dư công nợ của một khách hàng

3.     Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn

4.     Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn

5.     Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn chênh lệch tỷ giá

6.     Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán

7.     Sổ nhật ký thu tiền bán hàng

8.     Sổ nhật ký bán hàng

2.8.4.  Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng

Các báo cáo liên quan đến hợp đồng, đơn hàng gồm có:

1.     Bảng kê hợp đồng

2.     Báo cáo thực hiện hợp đồng

3.     Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hợp đồng

4.     Sổ chi tiết hợp đồng

5.     Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng

6.     Tổng hợp chi phí theo hợp đồng

7.     Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng

8.     Báo cáo lỗ lãi của các hợp đồng

9.     Số dư đầu kỳ của các hợp đồng

10.                 Số dư cuối kỳ của các hợp đồng

11.                 Bảng kê chứng từ phát sinh theo hợp đồng.

ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC HÀNH CẤP TỐC TẠI HÀ NỘI

Mr Thật: 0989.233.284 – 0916.359.238

http://dayhocketoan.com/